Welk e-mail adres wordt er gebruikt bij het versturen van een bericht

Geschreven door Marcel Thijssen op . Geplaatst in Exact Globe

Op verschillende plekken in Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om de gegevens per e-mail te versturen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het mailen van een factuur of een orderbevestiging. Afhankelijk van welke gegevens u mailt kunnen er verschillende e-mailadressen worden voorgesteld. U kunt per relatie immers op verschillende plekken een e-mailadres definiëren:

  1. Het hoofd e-mail adres van de relatie. Vaak is dit een info adres zoals bijvoorbeeld info@macbeancoffeeworld.com. In de eenvoudige modus van de debiteur of crediteur kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Algemeen’, na het selecteren van de optie ‘E-mail’ bij ‘Adrestypen’. Vraagt u de debiteur/crediteur in de geavanceerde modus op, dan kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Adres’ bij het adrestype ‘E-mail’.
  2. Het e-mail adres van de hoofdcontactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Hoofd’ is aangevinkt.
  3. Het e-mailadres van de financiële contactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.
  4. Het e-mailadres van de contactpersoon die is gekoppeld aan het factuuradres. Dit kunt u terugvinden door via het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de relatie, het onderhoud van de betreffende contactpersoon te openen. Bij het onderhoud van het factuuradres kunt u de contactpersoon aan het factuuradres koppelen.

In onderstaand overzicht kunt u zien wanneer welk e-mailadres wordt gebruikt:

Hoofd e-mail adres    E-mail adres
Hoofd contactpersoon
E-mail adres
Financiële contactpersoon
E-mail adres
Contactpersoon factuuradres
Financieel
Betalingsherinneringen Vinkje*1 Vinkje*1
Debiteurenafschriften Vinkje*1 Vinkje*1 Vinkje*1
Cash Flow
Betalingsspecificatie Vinkje*2 Vinkje*2
Factuur
Factuur Vinkje
Factuurhistorie Vinkje
Order
Verkoopraamcontracten bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en RMA orders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en serviceorders afdrukken / Verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Service
Serviceorders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Realisaties verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Inkoop
Bestellingen en RTV orders afdrukken Vinkje*3 Vinkje*3
CRM
Offerte Vinkje*3 Vinkje*3
Document Vinkje*3 Vinkje*3
  • 1 = Bij het afdrukken kunt u een selectie maken op het soort contactpersoon waar naartoe de e-mail verstuurd dient te worden.
  • 2 = In eerste instantie wordt gekeken naar het hoofd e-mail adres van de relatie. Is er geen hoofd e-mail adres opgegeven dan wordt het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon gebruikt.
  • 3 = In eerste instantie wordt gekeken naar de hoofd contactpersoon van de relatie. Is er bij de hoofd contactpersoon geen e-mailadres gedefinieerd dan wordt het hoofd e-mail adres van de relatie gebruikt.

 

Picture credits

Labels:, , ,

Reacties (13)

  • Saskia

    |

    Typ je reactie hier…

    Beantwoord

  • Saskia

    |

    nuttig ga ik uitproberen

    Beantwoord

  • Carla

    |

    Het zou geweldig zijn als je de facturen naar 2 contactpersonen kon versturen per e-mail. Word hier aan gewerkt?

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Carla,

    In de eerstvolgende product update die beschikbaar komt (product update 407) is dit in iedergeval nog niet mogelijk.

    Wel kan (op dit moment al) het e-mailadres worden aangepast of aangevuld op het tabblad ‘E-mail’ in het scherm voor het afdrukken van de facturen. Zo kan hier bijvoorbeeld een extra e-mailadres worden toegevoegd. Middels een ; kunnen deze gescheiden worden. Bijvoorbeeld adres1@exact.com; adres2@exact.com

    Beantwoord

  • Michael

    |

    Is het ook mogelijk om bij een bestelling met 1 druk op de knop zowel een e-mail te versturen als de bestelling af te drukken?

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Michael,

    Dit is niet mogelijk. De bestelling kan afgedrukt worden of gemaild worden, maar niet beide tegelijk.

    Beantwoord

  • Jolanda

    |

    Betalingsherinneringen: “Bij het afdrukken kunt u een selectie maken op het soort contactpersoon waar naartoe de e-mail verstuurd dient te worden.”

    Bovenstaande werkt niet als je bij betalingsherinneringen kiest voor Uitvoer: “op basis van relatie”.

    In dat geval worden de betalingsherinneringen gewoon verzonden naar de hoofdcontactpersoon hetgeen in veel gevallen niet wenselijk is.

    Hoe krijg ik het voor elkaar dat de betalingsherinneringen naar hetzelfde emailadres worden verzonden als de facturen, terwijl ik tevens Exact laat kiezen voor Uitvoer: “op basis van relatie”?

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Jolanda,

    Dit zou ook moeten werken wanneer de optie ‘Op basis van relatie’ is geselecteerd.
    Ik heb het zojuist nogmaals geprobeerd en kan de situatie die u beschrijft niet nabootsen.
    In mijn geval heb ik een debiteur met 3 contactpersonen, A, B en C.
    Contactpersoon A is de hoofdcontactpersoon, contactpersoon B is gekoppeld aan het factuuradres en contactpersoon C is de financiële contactpersoon.

    Bij het versturen van de herinnering selecteer ik bij ‘Uitvoer’ de optie ‘Op basis van relatie’ en bij ‘Contactpersoon’ de optie ‘Factuur’. De herinnering wordt vervolgens verstuurd naar contactpersoon B.

    Mogelijk is bij u het factuuradres niet (correct) gekoppeld aan de betreffende contactpersoon. Bij het onderhoud van de debiteur op het tabblad ‘Contact’ kunt u dit nakijken. Wanneer u hier in de sectie ‘Contactpersonen’ de betreffende contactpersoon selecteert, dan moet er in de sectie ‘Adressen’ een adres staan waarbij het soort ‘Factuur’ is.

    Beantwoord

  • Jolanda

    |

    Bedankt.
    Het factuuradres is wel gekoppeld aan de betreffende contactpersoon. Bij deze factuur-contactpersoon heb ik ook ‘financieel’ aangevinkt.
    Bij het versturen van de herinnering selecteer ik bij ‘Uitvoer’ de optie ‘Op basis van relatie’ en bij ‘Contactpersoon’ de optie ‘Financieel. Misschien is dat de oorzaak.
    Ik ga het nogmaals proberen maar nu met de optie ‘Factuur’.

    Beantwoord

  • Jolanda

    |

    Goeiemorgen Marcel,
    Ik heb het nogmaals geprobeerd op jouw manier, maar de herinneringen worden nog steeds verzonden naar het emailadres van het hoofd-contactpersoon en niet naar de factuur-contactpersoon.
    Wat zou ik hier verder nog aan kunnen doen?
    Dank! Jolanda

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Jolanda,

    Ik kan niet verklaren waarom dit bij u niet werkt. Er zijn in het verleden wel een aantal verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot deze functionaliteit.
    Die laatste aanpassing in product update 408 had betrekking op het versturen van de herinneringen via de debiteurenkaart in plaats van via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen].

    Wanneer u de herinneringen verstuurd via de debiteurenkaart dan kunt u eens nakijken of het via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen] wel goed gaat. Als dat het geval is, dan biedt een update naar product update 408 de oplossing om de herinneringen ook via de debiteurenkaart te kunnen versturen.

    Als dit in uw situatie niet van toepassing dan is het verstandig om contact op te nemen met onze supportafdeling, zodat alles nog eens nagelopen kan worden.

    Beantwoord

  • De Wolf Maritime Safety - Marco

    |

    Waar kan ik instellen om de betalingsspecificatie van verzamelbetalingen aan crediteuren naar de crediteuren te mailen?

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Hallo Marco,

    De betalingsspecificatie kan gemaild worden via de knop ‘E-mail’ in menupad [Cash flow, Betalingen, Betalingspecificatie]. De e-mail wordt verstuurd naar het hoofd e-mailadres van de crediteur. Dit kan worden ingesteld op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Algemeen’ bij het veld ‘E-mail’. Om dit veld zichtbaar te maken dient bij ‘Adrestypen’ in diezelfde sectie
    de optie ‘E-mail’ geselecteerd te zijn.

    Wanneer er geen hoofd e-mailadres is gedefinieerd wordt het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon gebruikt. Dit kunt u bij het onderhoud van de crediteur op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Contact’ instellen.

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën