Tip: Begeleidend schrijven meesturen

Geschreven door Marcel Thijssen op . Geplaatst in Exact Globe

Bij uw klanten wilt u altijd een goede indruk maken. Ook als u een e-mail stuurt met een offerte, factuur of begeleidend schrijven, wilt u dat deze professioneel overkomt. Vanuit Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een begeleidend schrijven mee te sturen. Echter, wist u ook dat u het begeleidend schrijven als afbeelding kunt versturen?

Via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] kunt u de documentinstellingen benaderen. Hier vindt u de instelling waarmee u kunt aangeven of het begeleidend schrijven in HTML formaat of als afbeelding meegestuurd dient te worden. Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’.

Dit veld is alleen actief wanneer u bij ‘Bijlages opslaan als’ de optie ‘PDF’ heeft geselecteerd. Wanneer u de optie ‘HTML’ selecteert, wordt het begeleidend schrijven in HTML formaat in de e-mail toegevoegd. Indien u ‘Afbeelding’ selecteert wordt het begeleidend schrijven als afbeelding in de e-mail toegevoegd. De optie ‘Afbeelding’ biedt gebruikers de mogelijkheid om het begeleidend schrijven mee te sturen zoals in de lay-out is gedefinieerd en zonder dat de opmaak en uitlijning wordt aangepast. 

Opmerkingen:

  • Het begeleidend schrijven maakt gebruik van het A4 formaat in een portret (portrait) oriëntatie. Wanneer u een ander formaat of oriëntatie gebruikt dan A4 en portrait dan worden de afmetingen van de afbeelding automatisch aangepast, waardoor deze vervormd kan worden weergegeven.
  • Wanneer het begeleidend schrijven uit meer dan één pagina bestaat wordt alleen de eerste pagina als begeleidend schrijven aan de e-mail toegevoegd.
  • Wanneer gebruik wordt gemaakt van verzamellay-outs wordt de afbeelding niet in de e-mail zelf getoond maar als bijlage aan de e-mail toegevoegd. De ontvanger dient dan deze bijlage te openen om het bericht te bekijken.

 

Picture credits

Labels:, , ,

Reacties (30)

  • Lou

    |

    De incasso specificatie sturen wij direct uit het bestand naar de debiteur, waar stel ik in dat het begeleidend schrijven mee moet.

    Beantwoord

  • Marcel

    |

    Beste Lou,

    Allereerst dient in de documentinstellingen bij ‘Bijlages opslaan als’ de optie ‘PDF’ geselecteerd te zijn.

    Vervolgens kan de lay-out van het begeleidend schrijven gekoppeld worden aan de lay-out van het document (Factuur, offerte, etc.). Dit kan worden gedaan middels de knop ‘Koppelen’ bij het onderhoud van de lay-outs. Deze knop is beschikbaar bij de lay-outs van de volgende documenten:

    -Bet. herinnering
    -Offertes
    -Servicebonnen
    -Bestelling
    -Raamcontract
    -Bevestiging
    -RMA order bevestiging
    -Pakbon
    -Factuur
    -Directe factuur

    Wanneer vervolgens bij het verwerken van deze documenten voor de optie ‘E-mail’ wordt gekozen is daar een veld ‘Begeleidend schrijven’ aanwezig. In dat veld kan de lay-out voor het begeleidend schrijven gekoppeld worden (Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld)

    Beantwoord

  • Bas

    |

    Ik heb een begeleidende tekst is HTML opgemaakt.
    De tekst bestaat uit losse totaalblokken (tekst).
    Echter als ik de factuur per e-mail verstuur, wordt de tekst onder elkaar gezet. De tekst is niet meer opgemaakt volgens de opbouw in de editor (losse alinea’s).
    Ik mis de witte regels tussen de alinea’s. Hoe kan ik deze witte regels toevoegen (zonder dat er zichtbare regelvulling ontstaat)?
    Alvast bedankt.

    Beantwoord

  • Larno van Loo

    |

    Hallo Bas,

    Je kunt op de plek waar de witregel moet komen een tekstblok plaatsen en daar alleen een spatie in plaatsen. Dit zal als een witregel zichtbaar zijn.

    Beantwoord

  • Bas

    |

    Beste Larno,

    Bedankt voor de reactie.
    Echter ziet Exact een spatie niet als witregel.
    Wanneer ik een symbool invoeg (zoals een ‘-‘ teken) komt er wel een regel. Het is alleen niet de bedoeling dat op elke ‘lege regel’ een ‘-‘ teken staat…

    Is er een andere mogelijkheid?

    Beantwoord

  • Larno van Loo

    |

    Hallo Bas,

    Je kunt dit ‘-‘ teken wit kleuren, dan zal deze niet zichtbaar zijn. Daarnaast is mogelijk om een begeleidend schrijven als afbeelding weer te geven, de witregels zullen dan altijd correct worden getoond.

    Gr. Larno

    Beantwoord

  • Wenfei Huang

    |

    Met het koppelen van je order lay-out met een begeleidend schrijven krijg je dat de order lay-out op pdf of html formaat wordt meegestuurd met als bijlage je begeleidend schrijven lay-out in jpg en html formaat.

    Is het mogelijk exact zo in te stellen dat als je bij uitvoer optie “printer” selecteer je standaard lay-out 1 krijgt. En bij optie “e-mail” automatische een andere lay-out komt bijv. lay-out 2?

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Hallo Wenfei,

    Het is niet mogelijk om dit per type uitvoer in te stellen. Wanneer bepaalde debiteuren echter altijd de orderbevestiging per e-mail ontvangen en andere debiteuren altijd de orderbevestiging op de printer, kan hetzelfde resultaat wel worden bereikt door een aparte lay-out aan de betreffende debiteur te koppelen.

    Aan de ‘e-mail’-debiteuren wordt dan lay-out1 gekoppeld, en aan de ‘print’-debiteuren lay-out2.

    Beantwoord

  • Resi

    |

    Goedemiddag,
    Hoe pas je de tekst van een begeleidendschrijven aan en waar vind je dat begeleidendschrijven?
    Alvast bedankt voor de reactie.
    Gr. Resi

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Resi,

    Voor het begeleidend schrijven wordt een aparte lay-out aangemaakt die gekoppeld kan worden aan een bijvoorbeeld een factuur lay-out. Om dit begeleidend schrijven aan te passen moet eerst bekend zijn welk begeleidend schrijven aan de betreffende factuur lay-out is gekoppeld.

    Via het vergrootglas achter ‘Factuur’ in menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen] kunt u zien welke factuur lay-outs er zijn.
    In de kolom ‘Begeleidend schrijven’ kunt u zien wat de naam is van het begeleidend schrijven dat aan de betreffende lay-out is gekoppeld.

    In dat zelfde scherm kunt u vervolgens de betreffende lay-out (van het begeleidend schrijven) selecteren en deze via de knop ‘Bewerken’ aanpassen.

    In dit voorbeeld is er een factuur lay-out met de naam ‘NLEXACT1’. Hieraan is het begeleidend schrijven gekoppeld met de naam ‘BSNL’.
    Vervolgens selecteert u de lay-out ‘BSNL’ en klikt op ‘Bewerken’.

    Wanneer u een nieuw begeleidend schrijven wilt aanmaken, dan maakt u een nieuwe lay-out aan met de gewenste tekst en slaat deze op. Vervolgens selecteert u de lay-out waaraan u het begeleidend schrijven wilt koppelen en klikt op ‘Koppelen’ om de lay-out van het begeleidend schrijven te koppelen aan de factuur lay-out.

    Beantwoord

  • Esther van Zuijlen

    |

    Goedemorgen,

    Ik krijg het begeleidend schrijven niet zichtbaar in de mail. De factuur die ik wil mailen staat netjes als bijlage in de PDF alleen het veld daaronder is blanco. Hoe krijg ik die tekst van het begeleidend schrijven in de mail?

    Alvast bedankt,

    Gr. Esther

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Esther,

    Het is belangrijk dat het begeleidend schrijven aan de gebruikte factuur lay-out is gekoppeld.
    Bij het onderhoud van de lay-outs is dit te zien in de kolom ‘Begeleidend schrijven’.

    Zie bijvoorbeeld deze afbeelding.
    In dit voorbeeld is er een factuur lay-out met de naam ‘NLEXACT1′. Hieraan is
    het begeleidend schrijven gekoppeld met de naam ‘BSNL’.
    Wanneer dit niet het geval is kan met de knop ‘Koppelen’ de lay-out van het begeleidend schrijven worden gekoppeld aan de factuur lay-out

    Bij het verwerken van de factuur wordt dan bij het veld ‘Begeleidend schrijven’ de naam van het begeleidend schrijven getoond.
    Zie bijvoorbeeld deze afbeelding.

    Hierin is te zien dat bij het verwerken van deze factuur het begeleidend schrijven met de naam ‘BSNL’ wordt gebruikt. Wanneer hier niets wordt getoond is er geen begeleidend schrijven aan de betreffende factuur lay-out wordt gekoppeld. Wanneer hier wel iets wordt getoond, maar het begeleidend schrijven niet aanwezig is in de e-mail, dan is het aan te raden om de inhoud van de lay-out (van het begeleidend schrijven) te controleren.

    Beantwoord

  • Michael

    |

    Goedemorgen,

    Ik loop tegen hetzelfde probleem aan als Bas (post 5 juli 2013 & post 8 juli 2013). Zoals jullie aangeven heb ik de spatie vervangen naar een willekeurig leesteken en de tekstkleur aangepast naar wit. Helaas geeft dit niet het gewenste resultaat waardoor de leestekens in de mail zwart weergegeven worden (zouden wit moeten zijn). Wat moet ik doen om wel witregels het begeleidend schrijven te krijgen?

    Alvast bedankt!

    Met vriendelijke groet,

    Michael

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Michael,

    Dat het witte leesteken toch in kleur wordt getoond kan er mee te maken hebben dat het e-mail programma is ingesteld om de e-mail als ‘Rich text of ‘Plain text (platte tekst)’ te versturen. Wanneer dit wordt ingesteld op ‘HTML’, wordt de tekstkleur wel toegepast. In de Engelstalige versie van MS Outlook 2013 kan dit bijvoorbeeld worden ingesteld via [File, Options, Mail] bij het veld ‘Compose messages in this format’.

    Een andere mogelijkheid is om een ascii spatie toe te voegen.
    U voegt in de lay-out een tekstveld toe op de plek waar u de witregel wit hebben. In dit tekstveld plaatst u de spatie. Dit doet u niet door op de spatiebalk te drukken. Maar door de Alt-toets ingedrukt te houden en dan achtereenvolgens op 2 5 5 op het numerieke toetsenbord te drukken.

    Beantwoord

  • Michael

    |

    Beste Marcel,

    Dank voor je snelle reactie! Het toepassen van de ascii spatie heeft het probleem verholpen.

    Bedankt!

    Groeten,
    Michael

    Beantwoord

  • Bart Nelis

    |

    Goedemorgen,

    Wij willen graag een bijgaand schrijven mee sturen met de order bevestigingen of proforma die we sturen. Is het ook mogelijk om een bijgaand schrijven mee te sturen als je de order niet definitief maar als proef verzend?

    Alvast bedankt.

    Groeten,

    Bart

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Bart,
    Dit is niet mogelijk bij een proef bevestiging. Alleen bij een definitieve bevestiging kan een begeleidend schrijven worden meegestuurd.

    Beantwoord

  • wouter

    |

    Ik maak in het begeleidend schrijven gebruik van databasevelden, zoals factuurnummer en vervaldatum. Als ik het databaseveld invoeg en gebruik maak van een voorlooptekst, wordt de inhoud van het databaseveld op de volgende regel geplaatst. Hoe voorkom ik dat?
    En kan ik gebruik maken van HTML-codes? Als ik deze als tekst invoeg, worden ze niet als html herkend.

    groet,
    Wouter

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Wouter,

    Het is niet mogelijk om html code te gebruiken in de lay-outs. Voor wat betreft het op verschillende regels plaatsen van de voorlooptekst en het databaseveld kan het beste de optie ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’, in de documentinstellingen, worden ingesteld op’Afbeelding’.

    Beantwoord

  • wouter

    |

    Hallo Marcel,

    Dank voor je reactie. Het probleem bij het gebruiken van een afbeelding is dat het plaatje als bijlage wordt toegevoegd. De ontvangers krijgen dus een lege mail met het begeleidend schrijven en de factuur als bijlage.

    groet,
    Wouter

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Wouter,
    Dan is er helaas geen andere mogelijkheid.

    Beantwoord

  • Alexander

    |

    Beste Marcel,
    Hetzelfde probleem hier. Ik ben bezig met maken van lay-outs voor versturen van facturen met begeleidende e-mail.
    In de lay-out van de e-mail kan ik database veld zetten met de factuurnummer. Het databaseveld kan is “aansluitend” aan voorlooptekst.
    Toch wordt het factuurnummer op de volgende regel gezet als de voorlooptekst i.p.v. aansluitend op de voorlooptekst.

    Dit kan echt niet anders?

    (Ik vind het wel een “must” om een fatsoenlijke begeleidende mail te kunnen schrijven….)

    m.vr.gr.
    Alexander

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Hallo Alexander,

    Hiervoor is helaas geen andere mogelijkheid aanwezig. De enige optie in dit geval is om in de documentinstellingen de instelling ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’ in te stellen op ’Afbeelding’.

    Beantwoord

  • Stephan

    |

    Hoe kan ik een .jpg invoegen in de begeleidende email voor facturen. Ziet er nu verre van professioneel uit.

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Hallo Stephan,

    Het begeleidend schrijven kan net zoals een reguliere lay-out worden onderhouden.

    Via [Systeem, Algemeen, Instellingen Documentinstellingen] kan de lay-out worden opgezocht en bewerkt.
    In de lay-out editor kan vervolgens gekozen worden voor [Bewerken, Toevoegen, Afbeelding]. Vervolgens dient een blok geselecteerd te worden waarin de afbeelding toegevoegd kan worden. Na het selecteren van het blok kan de afbeelding, bijvoorbeeld een jpg-bestand worden geselecteerd.

    De afbeelding wordt dan toegevoegd in de lay-out.

    Beantwoord

  • Stephan

    |

    Ik wil geen apart document, maar .jpg’s en links toevoegen in de email-tekst, zoals ik dat ook kan in mijn mailprogramma.

    Beantwoord

  • Dennis

    |

    De indeling van een afbeelding heeft het nadeel dat je een afbeelding krijgt ter grootte van een A4. Niet echt gewenst.

    Beantwoord

  • Stephan

    |

    Ik kan dus niet hetzelfde als in mijn mailprogramma, maar alleen maar platte tekst typen. Beetje ouderwets.

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Stephan,

    Bedankt voor uw aanvulling. Het is me nu duidelijk wat u bedoeld. Dat wat u wilt is niet mogelijk, maar ik wil uw wens graag kenbaar maken bij onze ontwikkelafdeling. Op basis van uw e-mailadres kan ik uw klantgegevens echter niet terugvinden.

    Ik wil u vragen om contact op te nemen met de support afdeling dan kunnen ze uw wens aan de ontwikkelafdeling doorgeven. Hierbij kunt u verwijzen naar het verzoeknummer 44.674.492, met het verzoek om diezelfde suggestie voor u in te voeren.

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën