Hoe komt mijn factuur eruit te zien?

Geschreven door Anne Overdevest op . Geplaatst in Exact Online

Als u gebruik maakt van de Uren&Facturen oplossing binnen Exact Online dan kunt u uren en kosten schrijven op een project. Het doel is in de meeste gevallen om deze te factureren naar uw klant.

Consolidatie scenario
U kunt zelf bepalen hoe de uren en kosten op de factuur worden weergegeven. Dit doet u door een consolidatie scenario te kiezen bij uw klant. Ga hiervoor naar [Verkoop, Klanten, Onderhoud]. Klik door op de naam of code van een klant. Klik dan op Bewerken en scroll naar het kopje Verkoop:

Consolidatie

Deze functie geeft u de mogelijkheid om de facturen te vereenvoudigen door het combineren van factuurregels met hetzelfde type informatie. Zo ontstaat er een enkele ‘gegroepeerde’ (geconsolideerde) regel.

Voorbeelden
De regels van een factuurvoorstel worden aangemaakt wanneer tijd- of kosteninvoer definitief wordt gemaakt voor Nacalculatie projecten. Een voorbeeld, u heeft Project Feest aangemaakt en daarop is 30 keer een uur geboekt op verschillende data. U kunt dan op de factuur die 30 regels van een uur laten zien, of alleen de naam van het project en daarachter 30 uur. Oftewel u laat een samenvatting van de geboekte uren zien, dit is mogelijk door het juiste consolidatie scenario te kiezen.

Hier kunt u kiezen uit de volgende opties:

  • Geen consolidatie
    Alle afzonderlijke regels worden getoond wanneer de factuur is gegenereerd.
  • Artikel
    Alle regels in een factuur welke hetzelfde artikel bevatten worden gecombineerd.
  • Artikel + Project
    Alle regels met hetzelfde artikel en project worden gecombineerd.
  • Artikel + Medewerker
    Alle regels met hetzelfde artikel en dezelfde medewerker worden gecombineerd.
  • Artikel + Medewerker + Project
    Alle regels in welke deze drie hetzelfde zijn worden gecombineerd.

Als u kiest voor consolidatie op de factuur, zoals Artikel + Medewerker + Project , dan worden regels gecombineerd op die factuur weergeven. Echter is het voor u wellicht later nodig om te zien waaruit die regels precies zijn opgebouwd. Dat blijft dan ook zichtbaar in Exact Online.
U gaat daarvoor naar het scherm Factuurvoorstelregels (Project tabblad) en u klikt op de link Bewerken naast de gegroepeerde regel. De afzonderlijke gedetailleerde regels kunnen vervolgens worden aangepast of verwijderd.

Voor meer informatie over welke invloed het gebruiken van een consolidatie scenario heeft, kunt u in Exact Online klikken op het vraagteken, zoek dan naar het helpdocument ‘Factuurvoorstelregel’.

Hieronder vindt u schematisch de voorbeelden van hoe een factuur wordt opgebouwd, afhankelijk van het consolidatie scenario.
Als eerst de invoer op het project ‘Feest’ en ‘Event’ voor relatie Café de Haas. Zo zou de factuur eruit zien als u kiest voor ‘Geen consolicatie’.

1. Geen consolidatie

Medewerker Datum Financiële periode Project Relatie Artikel / Uur of kostensoort Aantal
Daan 30-01-2013 1 Feest Café de Haas Organisatie 1
Daan 30-01-2013 1 Feest Café de Haas Organisatie 2
Daan 30-01-2013 1 Event Café de Haas Organisatie 3
Julia 31-01-2013 1 Event Café de Haas Organisatie 4
Marije 01-02-2013 2 Event Café de Haas Organisatie 5

2. Consolidatie: Artikel

Medewerker Vanaf datum Tot datum Financiële periode Project Relatie Artikel / Uur of kostensoort Aantal
  30-01-2013 31-01-2013 1   Café de Haas Organisatie 10
Marije 01-02-2013 01-02-2013 2 Event Café de Haas Organisatie 5

Het veld Project in de eerste regel is leeg gelaten omdat de regels van verschillende projecten niet kunnen worden gecombineerd. Maar in dit geval zijn ze wel gecombineerd omdat ze beide in periode 1 vallen. In de volgende tabellen zijn de overige opties weergegeven.

3. Consolidatie: Project + Artikel

Medewerker Vanaf datum Tot datum Financiële periode Project Relatie Artikel / Uur of kostensoort Aantal
Daan 30-01-2013 30-01-2013 7 Feest Café de Haas Organisatie 3
  30-01-2013 31-01-2013 7 Event Café de Haas Organisatie 7
Marije 01-02-2013 01-02-2013 8 Event Café de Haas Organisatie 5

4. Consolidatie: Artikel + Medewerker

Medewerker Vanaf datum Tot datum Project Relatie Artikel / Uur of kostensoort Aantal
Daan 30-01-2013 30-01-2013   Café de Haas Organisatie 6
Julia 31-01-2013 31-01-2013 P2 Café de Haas Organisatie 4
Marije 01-02-2013 01-02-2013 P2 Café de Haas Organisatie 5

5. Consolidatie: Project + Artikel + Medewerker

Medewerker Vanaf datum Tot datum Project Relatie Artikel / Uur of kostensoort Aantal
Daan 30-01-2013 30-01-2013 P1 Café de Haas Organisatie 3
Daan 30-01-2013 16-07-2013 P2 Café de Haas Organisatie 3
Julia 31-01-2013 31-01-2013 P2 Café de Haas Organisatie 4
Marije 01-02-2013 01-02-2013 P2 Café de Haas Organisatie 5

Mochten er vragen zijn dan horen we graag van u!

 

Picture credits

Labels:, , , ,

Laat een reactie achter

Categorieën