Gescande facturen uploaden in Exact Online

Geschreven door Anne Overdevest op . Geplaatst in Exact Online

In Exact Online is het mogelijk om facturen uit te wisselen tussen uw digitale brievenbus en die van een klant of leverancier. Echter kan het ook voorkomen dat u facturen ontvangt per post, of per e-mail (bijvoorbeeld als een PDF). Natuurlijk kunt u dan handmatig de factuur inboeken. Eventueel kunt u daarna de scan van de factuur als document aan de boeking koppelen.

Dit kan echter sneller en eenvoudiger door de volgende stappen te doorlopen:

1. Ga naar het menu [Algemeen, Cockpit, Mijn cockpit]. Klik hier op de knop “Aanpassen” en daarna op het plus-icoontje van een zone. U komt nu terecht in de Webpart catalogus. Open het tabblad systeem, zet een vinkje bij ‘Nieuw bericht’ en klik op Toevoegen.

2. Nu is de widget toegevoegd aan uw cockpit, hiermee kunt u pdf’s uploaden zodat ze in uw digitale brievenbus terecht komen. Als u meerdere digitale brievenbussen heeft dan kunt u kiezen welke u wilt gebruiken. Verder kunt u een onderwerp en een type document invullen. Klik op “Bladeren” om de scan/pdf van uw factuur op te zoeken. Klik daarna op uploaden.

In dit voorbeeld kies ik voor een inkoopfactuur.

3. Onder het kopje ‘Geüploade bestanden’ zal nu de inkoopfactuur komen te staan.
Ga nu naar het menu [Algemeen, Communicatie, Digitale brievenbus]. Hier ziet u uw geüploade factuur naar voren komen. Klik door op het onderwerp.

U ziet nu aan de linkerkant uw factuur staan. Aan de rechterkant kunt u de gegevens invullen. Dit zijn bijvoorbeeld de crediteur, omschrijving en de boekingsregels.
Nadat u de gegevens ingevuld heeft klikt u op de knop “Boeken”.

4. Als u nu gaat [Financieel, Boekingen, Invoeren boekingen] dan kunt u de inkoopboeking openen. Vervolgens ziet u dat in het scherm onder de boeking het document te zien is.

Mocht u hier nog vragen over hebben, dan horen we graag van u!

 

Picture credits

Labels:, , , ,

Reacties (18)

  • Chris

    |

    Zijn er ook koppelmogelijkheden met betrekking tot het uploaden van gescande facturen? En dan bedoel ik dat deze automatisch vanuit een andere applicatie aangeleverd zouden kunnen worden op een soortgelijke manier als dat nu met boekingen kan. Waardoor Exact online door bijvoorbeeld aan de hand van de bestandsnaam zou kunnen zien aan welke boeking het document gekoppeld zou moeten worden.

    Beantwoord

  • Anne Overdevest

    |

    Goedemiddag meneer Coenen,

    Uw vraag is mij helaas nog niet helemaal duidelijk. Als ik het goed begrijp dan wilt u verkoopfacturen importeren, dit is handmatig mogelijk of met een koppeling, hier leest u meer: https://start.exactonline.nl/docs/HlpDocument.aspx?Mode=0&HelpFile=ImpElecInvoices.NL.HLP&SourceAction=1&Rank=1

    Daarnaast is het mogelijk om via [Algemeen, Administratie inrichting, Import/Export, XML] documenten te uploaden. Hierin kunt u aangeven bij welke bestaande boeking het document hoort. Als dit niet was wat u bedoelde dan wil ik u vragen om contact op te nemen met ons via 0157115100.

    Alvast bedankt en met vriendelijke groet,

    Anne Overdevest

    Beantwoord

  • Van Dorssen

    |

    Beste Anne,

    Wij zouden graag alle inkomende papieren facturen scannen en in één keer importeren in Exact Online (digitale brievenbus). Boeken doen we daarna handmatig, dus niet via Scan en Herken. Eigenlijk Scan zonder Herken dus…
    De in deze blog post genoemde methode komt al een heel eind in de buurt, maar behoorlijk omslachtig door het feit dat je elke factuur bestand voor bestand moet uploaden. In één keer een hele rits documenten selecteren en uploaden zou een stuk efficiënter zijn.

    Beantwoord

  • Anne Overdevest

    |

    Goedemiddag,

    Bedankt voor uw reactie. Een dergelijke optie zit nu nog niet in het pakket. Meerdere facturen in 1 bestand inscannen is nu alleen mogelijk met Scan&Herken.
    Ik heb er wel een suggestie voor ingediend aan de ontwikkelafdeling, met nummer 44.233.913.

    Hier leest u meer over het suggestie proces:
    http://blogs.exact.com/support/2011/01/het-solution-feedback-proces/

    Als er nog vragen zijn dan horen we het graag!

    Met vriendelijke groet,

    Anne Overdevest

    Beantwoord

  • Frano

    |

    Klopt het dat deze optie eigenlijk niet verschilt van het maken van een ‘normale’ inkoopboeking waarbij je onder ‘document’ de factuur (tijdens het boekingsproces) uploadt?

    Of zou Exact in bovenstaande methode automatisch gegevens over moeten nemen? En mocht dit het geval zijn, leert Exact dan ook van alle gegevens die je zelf handmatig overneemt en in de juiste velden intypt zodat deze gegevens de volgende keer direct worden overgenomen (zoals bij de Exact factuur)?

    Beantwoord

  • Anne Overdevest

    |

    Het voordeel van deze manier van werken is dat er niet eerst een document gecreeerd hoeft te worden in Exact Online. Dat is wel het geval als er in een inkoopboeking gekozen wordt voor Document.
    Daarnaast is het makkelijk boeken omdat de factuur te zien tijdens het inboeken.

    Alleen als er gebruik wordt gemaakt van Scan&Herken dan kunnen gegevens zoals de crediteur en bedrag automatisch herkend worden. Wel kunnen land/factuurdatum/boekjaar/betalingsconditie/dagboek/valuta al ingevuld worden.
    Daarbij wordt er gekeken naar de gegevens die zijn ingevuld bij [Algemeen, Administratie inrichting, Instellingen]. Daar kunt u bijvoorbeeld een standaard Betalingsconditie (Inkoop) instellen.

    Mochten er nog vragen zijn dan horen we graag van u bij Support.

    Beantwoord

  • Stefan Scholte

    |

    Beste Anne,

    Wij krijgen inmiddels vele facturen per email (pdf) binnen. Deze kunnen heel makkelijk via de office add-in geupload worden. Wat ik daar mis is een stuk herkenning van het account (leverancier). Is er een (wellicht toekomstige) mogelijkheid waarbij er binnen Exact online een e-mail adres wordt toegevoegd aan een leverancier waarbij de office add-in op basis van het mail adres al automatisch het account invult?

    Beantwoord

  • Anne Overdevest

    |

    Goedemorgen meneer Scholte,

    Zo te zien is daar inderdaad nog geen mogelijkheid voor. Ik zal hiervoor een suggestie aanmaken en u daar nog over berichten.

    Met vriendelijke groet,

    Anne Overdevest

    Beantwoord

  • Jelle

    |

    Waar vind ik scan & herken?

    Beantwoord

  • Anne Overdevest

    |

    Goedemiddag Jelle,

    Afhankelijk van of Scan & Herken in je licentie zit, via het A4tje in de grijze balk rechtsboven.

    Met vriendelijke groet,

    Anne Overdevest

    Beantwoord

  • Robin Hensen

    |

    Wij maken sinds kort gebruik van de apllicatie van DizzyData.

    Zij scannen de facturen en verrijken de gegevens a.d.h.v. gegegens uit het KvK-register. Hierna wordt de boeking in de digitale brievenbus van Exact gezet waarna je ‘m kunt goedkeuren of afkeuren.

    Facturen worden maandelijks en per stuk afgerekend (0,25 per factuur). Installatie en samenwerking met Exact is simpel in te stellen. Support-afdeling is uitstekend.

    Groeten,

    Robin Hensen

    Beantwoord

  • babs

    |

    Ik denk erover om ook gebruik te maken van DizzyData,
    begrijp ik het goed dat je dan niet ook scan en herken van Exact online nodig hebt of is het dan dubbel betalen per factuur?

    groet,
    Babs

    Beantwoord

  • Robin Hensen

    |

    DizzyData staat op zichzelf en heeft Scan en Herken van Exact niet nodig. Je betaalt dus enkel en alleen voor DizzyData. Geen abonnement, afrekenen per factuur.

    Beantwoord

  • administratiekantoor rotterdam

    |

    is het ook mogelijk om 30 40 50 facturen ineenkeer up te loaden?

    Beantwoord

  • Tina Brands

    |

    Via ‘Nieuw bericht’, zoals hierboven is uitgelegd, is het helaas niet mogelijk om meerdere documenten tegelijkertijd te uploaden. Dit dient één voor één te gebeuren.

    Via de scanservice (Scan&Herken) is het wel mogelijk om meerdere documenten tegelijk te uploaden. Aan de scanservice zijn echter wel kosten verbonden (€ 0,55 cent per scan).

    Voor meer informatie over de scanservice raad ik u aan het Exact Online Help center te benaderen via het vraagteken rechts bovenin Exact Online.

    Groeten,
    Tina Brands
    Exact Online Support

    Beantwoord

  • Ron

    |

    Hallo

    Ik wil graag bij een verkoopfactuur welke ik aan de klant mail een extra document toevoegen (bijv de werkbon waar de factuur over gaat)
    Kan dit bij boekhouden premium en zo ja hoe gaat dit

    Beantwoord

  • Marc Rekers

    |

    Beste Ron,

    Dit is mogelijk, zodra u kiest voor ‘E-mail’ in het verkoopfacturen – Aanmaken scherm, kunt u rechts onderin een bijlage toevoegen. Let op: Een bijlage verschijnt alleen in het overzicht als u via het document icoon een nieuw document heeft aangemaakt van het type ‘Bijlage’.

    Groeten,
    Marc Rekers
    Exact Online Support

    Beantwoord

  • Op jouw vraag zou ik van exact graag een antwoord hebben

    |

    En is er een oplossing?

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën