Hoe kan ik zien of mijn factuur per e-mail daadwerkelijk verzonden is?

Geschreven door Anne Overdevest op . Geplaatst in Exact Online

Deze vraag krijgen we vaak bij Exact Online Support. En dat is logisch, want u wilt graag weten of uw relatie de factuur heeft ontvangen. Hetzelfde geldt voor bestellingen, herinneringen en andere documenten die u per e-mail naar een relatie kunt sturen.

Als uw relatie de e-mail ontvangt ziet hij dat uw e-mail adres bovenin staat. Echter is het zo dat de e-mail is verzonden vanaf onze SMTP server. Er is dus niet daadwerkelijk een ‘outbox’ waarin u kunt  zien of uw e-mail is verstuurd. In de toekomst zal dit wellicht anders verlopen. Voor nu zijn er wat handige tips:

E-mail
De e-mail wordt verstuurd naar het e-mail adres dat gespecificeerd is op de relatiekaart. Als u een document per e-mail verstuurd dan wordt er een begeleidend schrijven meegestuurd. Deze kunt u aanpassen via het menu [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud].

Als er op de relatiekaart geen e-mail adres is ingevuld dan krijgt u de volgende melding:

Op het moment dat een e-mail niet aankomt bij uw relatie, dan krijgt u een bericht in uw e-mail box (van het e-mail adres dat in uw Exact Online administratie staat geregistreerd).

U kunt zien naar welk e-mail adres uw herinnering is gestuurd via het menu [Verkoop, Klanten, Alle opties, Openstaande posten, Herinneringen afdrukken]. Daar kunt u klikken op “aanpassen”. Voeg dan de kolom ‘E-mail’ toe.

In de schermen [Verkoop, Verkoopfacturen, Afdrukken] en [Verkoop, Verkoopfacturen, Factuurhistorie] kunt u via de knop “aanpassen” de kolom ‘Methode voor versturen facturen’ toevoegen. Er wordt dan een kolom geplaatst in het overzicht, en u bewaart de instellingen. U bent terug in de lijst. Wanneer op de relatiekaart aangegeven is dat de methode voor het versturen van facturen ‘E-mail’ is, dan zult u bij de facturen zien staan, naar welk e-mail adres de factuur zal worden verzonden.

Documenten
Als er een factuur of herinnering wordt verstuurd per e-mail dan wordt er een document aangemaakt. Dit is een bewijs van dat het document is verzonden. Dit document kunt u terugzien via [Algemeen, Documenten, Onderhoud]. In dit scherm ziet u alle documenten die zijn aangemaakt op het tabblad ‘Lijst’. U kunt via “aanpassen” meerdere filters en kolommen toevoegen om makkelijker te zoeken in uw overzicht.

U kunt doorklikken op het ID om het document te bekijken. Via dit scherm kunt u ook uw e-mail nog eens versturen, door te klikken op “E-mail”. Als een tweede persoon de e-mail wil ontvangen kan dat via dit scherm.

Nadat u doorklikt op het ID van een verkoopfactuur dan kunt u onder het kopje ‘Financieel’ doorklikken op een getal dat staat achter ‘Verwerk opdracht’. Dan komt u terecht in het scherm  Afdrukopdracht. Hier kunt u zien welke lay-out en welk e-mail adres is gebruikt. 
Op het tabblad ‘Voorbeeld’ kunt u de naam van een document aanklikken om een afbeelding van bijvoorbeeld uw verkoopfactuur te zien.

Ook kunt u via de kaart van de relatie doorklikken op “documenten”.

Mocht u hier nog vragen over hebben, dan horen we graag van u!

 

Picture credits

 

Labels:, ,

Reacties (4)

  • O. Rombout

    |

    Hierboven staat “De e-mail wordt verstuurd naar het e-mail adres dat gespecificeerd is op de relatiekaart. “. Op de relatiekaart is echter ruimte voor twee e-mailadressen (een onder Informatie en een onder Contactpersoon). Welke wordt er gebruikt voor het versturen van facturen?

    Beantwoord

  • Tina Brands

    |

    Beste Oebe,

    Als er een contactpersoon geselecteerd is in de factuur (direct onder ‘Factuur voor’ staat de relatie, daar weer onder zou de contactpersoon moeten staan), dan wordt de factuur naar het e-mailadres van de contactpersoon gestuurd.

    Indien er geen contactpersoon geselecteerd is, wordt de factuur verstuurd naar het algemene e-mailadres van de relatie (onder ‘Informatie’).

    Mocht je hier nog vragen over hebben zou ik je willen vragen telefonisch contact met onze support afdeling op te nemen via telefoonnummer 015-7115100.

    Vriendelijke groet,
    Tina Brands

    Beantwoord

  • C. van Huigenbosch

    |

    Ik krijg klachten van onze klanten dat de facturen per e-mail niet zijn aangekomen. De e-mailadressen die in Exact staan ingevoerd zijn juist, en ik heb geen foutmeldingen ontvangen. Waar kan dit aan liggen?

    Beantwoord

  • Tina Brands

    |

    Beste C. van Huigenbosch,

    Wat vervelend dat uw facturen niet altijd aan lijken te komen bij de klant. E-mail facturen vanuit Exact Online, worden verstuurd vanuit een zendende server van Exact (o.a. smtp.exactonline.nl, smtp2.exactonline.nl)
    Vervolgens wordt het e-mailadres gebruikt, dat bekend is onder [Bedrijfsnaam > Onderhoud], en wordt voor de zendende server geplakt.

    Als de ontvanger van de e-mail een strict protocol draait, dan ziet de server dat er een verschil is tussen de noemer “klant.nl” en de server “exactonline.nl” en
    zal deze de e-mail verwerpen zonder tegenbericht. Ditzelfde gebeurt namelijk ook bij phishing op het internet (nep-mailtjes van de ING bijvoorbeeld).

    Om dit te voorkomen kunt u in de DNS server van de eigen mailhost SPF records registreren.
    Kort toegelicht: SPF records geven aan dat “exactonline.nl” @klant.nl adressen voor uitgestuurde berichten mag plakken zodat de ontvangende servers weten dat er geen misbruik wordt gemaakt. Hierdoor zult u dergelijke situaties, het niet ontvangen van facturen, kunnen voorkomen.
    (Voor meer informatie hierover kunt u het beste telefonisch contact opnemen met onze supportafdeling via telefoonnummer 015-7115100).

    Daarnaast raad ik u aan om gebruik te maken van de optie ‘Stuur mij een kopie’. Deze optie kunt u aanvinken op het moment dat u de factuur per e-mail gaat verzenden.
    Zodra u zelf de kopie ontvangt, weet u in ieder geval zeker dat de factuur wel degelijk verstuurd is.

    Ten slotte wordt binnenkort ‘Send & Track’ geïntroduceerd. Hiermee kunt u zelf in de gaten houden of de factuur is afgeleverd en is gelezen door te klant.
    Binnenkort vindt u hierover meer informatie op de inlogpagina van Exact Online.

    Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

    Groeten,
    Tina Brands
    Exact Online Support

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën