Hoe kan ik extra tekst op mijn verkoopfactuur plaatsen?

Geschreven door Anne Overdevest op . Geplaatst in Exact Online

In Exact Online is het op meerdere manieren mogelijk om extra tekst op uw verkoopfactuur te tonen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld per regel een omschrijving ingeven. Daarnaast kunt u boven- of onderaan uw factuur verwijzen naar uw algemene voorwaarden.

Om van deze opties gebruik te maken kunt u onderstaande stappen volgen. Daarnaast dienen de velden beschikbaar te zijn op uw lay-out. In dit artikel kijken we naar twee opties die u per regel kunt gebruiken: notities en omschrijvingen. En een optie om een tekst boven of onderaan uw factuur te plaatsen: Extra tekst. Deze extra tekst kunt u plaatsen voordat u uw factuur afdrukt.

Notitie

Instelling:
1. In het scherm [Verkoop, Verkoopfacturen, Aanmaken] kunt u klikken op “Aanpassen”.
2. Zet vervolgens een vinkje bij ‘Notitie’ onder ‘Regels’ en klik op “bewaren”.
3. Nu ziet u in de regel een wit blaadje staan. Als u hierop klikt wordt er een pop-up scherm geopend.
Typ hierin uw notitie en klik op “Ok”.

Lay-out:
1. Via [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud, Lay-out] kunt u het veld ‘Notitie’ toevoegen. In sommige standaard lay-outs van Exact is dit al gedaan.
2. Selecteer de omlijning van het blok welke de regel bevat met onder andere de velden Artikelcode en Artikel: omschrijving. Er verschijnt een zwarte stippellijn om het blok.
3. Klik op “Velden” , selecteer ‘Notities’ in de lijst en klik op “Toevoegen”.

Omschrijving
Instelling
1. In het scherm [Verkoop, Verkoopfacturen, Aanmaken] kunt u klikken op “Aanpassen”.
2. Zet vervolgens een vinkje bij ‘Omschrijving’ onder ‘Regels’ en klik op “Bewaren”.
3. Nu ziet u in de regel een kolom met “Omschrijving” staan. Hier kunt u uw omschrijving in plaatsen.

Lay-out
1. Via [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud, Lay-out] kunt u het veld ‘Omschrijving’ toevoegen. In sommige standaard lay-outs van Exact is dit al gedaan.
2. Selecteer de omlijning van het blok welke de regel bevat met onder andere de velden Artikelcode en Artikel: omschrijving. Er verschijnt een zwarte stippellijn om het blok.
3. Klik op “Velden” , selecteer ‘Omschrijving’ in de lijst en klik op “Toevoegen”.

Extra tekst
Instelling
1. Via [Verkoop, Verkoopfacturen, Afdrukken] klikt u op “Aanpassen”.
2. Selecteer het tabblad ‘Afdrukken’.
3. Zet een vinkje bij ‘Extra tekst’ onder ‘Afdruk lay-outs’ en klik op “Bewaren”.
4. Nu kunt in dit scherm een extra tekst invullen, selecteer vervolgens de facturen waarop deze tekst gedrukt moet worden en klik op “Afdrukken”.

Lay-out
1. Via [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud, Lay-out] kunt u het veld ‘Extra tekst’ toevoegen. In sommige standaard lay-outs van Exact is dit al gedaan.
2. Klik op “Toevoegen: Blok” en selecteer Blok Factuur en Sub: Blok Koptekst.
3. Klik op ‘Extra tekst’ en op het pijltje naar rechts.
4. Klik op OK. Versleep het veld eventueel naar wens.

Op deze drie manieren kunt u extra tekst op uw factuur plaatsen. Als u over dit onderwerp vragen heeft dan horen we graag van u! Wilt u meer informatie over het werken met lay-outs, dan kunt u ook deze blogpost raadplegen.

 

Picture credits

Labels:, , ,

Reacties (4)

  • Nils Dogger

    |

    Het is fijn dat er nu naar de algemene voorwaarden kan worden verwezen op de factuur. Het is juridisch gezien echter een zwakke oplossing volgens onze adviseur. Beter zou het zijn de volledige tekst weer te geven, zoals wij ook op onze papieren facturen doen (achterzijde). Zou dit ook mogelijk zijn? De tekstverwerkingsmogelijkheden in het begeleidende mailtje zijn te beperkt en de beschikbare ruimte is te klein om het daar in te doen en willen toch echt graag de volledige tekst in onze factuur vermelden.

    Beantwoord

  • Manon ten Brink

    |

    Beste Nils,

    Het is inderdaad niet mogelijk om dit mee te nemen op de verkoopfactuur. Wat je wel kan doen is een bijlage toevoegen bij het mailen van de factuur. Hier kan je de voorwaarden aan koppelen.

    Wil je facturen printen kom je inderdaad uit op printpapier waar de voorwaarden al op staan.

    Hopelijk kun je hier iets mee!

    Hartelijke groeten,

    Manon ten Brink
    Exact Customer support

    Beantwoord

  • Nils Dogger

    |

    Beste Manon,

    Dat klinkt inderdaad als een prima oplossing! Kan ik een standaard bijlage meesturen in Exact Online? Waar kan ik hier meer over lezen?

    Dank je wel!

    Nils

    Beantwoord

  • Manon ten Brink

    |

    Dag Nils,

    Het kan helaas niet als Default worden ingesteld. Echter, als het meerdere facturen betreft is het alsnog maar 1x de koppeling leggen bij het versturen.

    In het help center van Exact online kan je het document “Verkoopfactuur e-mailen” hiervoor raadplegen. Mocht het nou zo zijn dat je hier niet helemaal uitkomt kan je uiteraard even in contact treden met onze Support afdeling.

    Ik hoop dat dit je verder helpt!

    Hartelijke groeten,

    Manon ten Brink
    Exact Customer support

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën