Beginnen met Exact Online: Het inrichten van uw stamgegevens

Geschreven door Anne Overdevest op . Geplaatst in Overige

Als u net begint met Exact Online is het belangrijk dat uw stamgegevens juist zijn ingericht. Deze stamgegevens zijn nodig om later te kunnen gaan boeken en facturen aanmaken.

Onder uw stamgegevens vallen:

  • Relaties (debiteuren & crediteuren)
  • Relatie classificaties
  • Grootboekrekeningen
  • Verdichtingen en hoofdverdichtingen van de grootboekrekeningen
  • Dagboeken
  • BTW codes / BTW vak koppelingen
  • Aanspreektitels/ predikaten
  • Betalingscondities
  • Kostenplaatsen en kostendragers (mits de module Kostenanalyse aanwezig is in uw Exact Online licentie)
  • Instellingen
  • Artikelen
  • Artikelgroepen
  • Artikelprijzen (basisprijs plus prijzen per eenheid)
  • Eenheden
  • Wisselkoersen

Al deze gegevens vindt u (onder andere) terug onder [Administratie, Stamgegevens]. U kunt de stamgegevens zelf aanmaken, of u kiest ervoor om de stamgegevens van Exact over te nemen. Dit doet u door te beginnen met een standaardinrichting. Als u op dit moment nog geen boekingen of andere gegevens in uw administratie heeft staan dan kunt u ervoor kiezen om opnieuw te beginnen.
U doet dit door te gaan naar [Administratie, Onderhoud]. Klik uw administratie aan en kies voor “bewerken” en “opnieuw beginnen”. Nu komt u terecht in de administratie wizard. U kunt kiezen voor de volgende standaard inrichtingen:

  • Commercieel bedrijf
    Kies deze optie om een standaardinrichting te gebruiken die geschikt is voor een standaard, commercieel bedrijf.
  • Vereniging
    Kies deze optie om een standaardinrichting te gebruiken die geschikt is voor een standaard, vereniging.
  • Template zonder BTW
    Kies deze optie om een standaardinrichting te gebruiken die geschikt is voor een standaard boekhouding zonder BTW.

Ook kunt u kiezen voor een demo administratie, met fictieve relaties en boekingen.

Als u kiest voor een standaardinrichting zoals commercieel bedrijf, dan worden er al stamgegevens ingevuld. Dit zijn bijvoorbeeld grootboekrekening en BTW-codes die voor veel bedrijven handig zijn.

Het kan natuurlijk zo zijn dat deze standaardgegevens niet helemaal aansluiten bij uw behoeftes. Daarom leest u hier hoe u de belangrijkste stamgegevens kunt aanmaken:

Relaties (debiteuren & crediteuren)
Relaties kunt u aanmaken via [Administratie, Stamgegevens, Relaties, Klanten/leveranciers] en via de tabbladen Inkoop en Verkoop. Kies hier voor “Nieuw” . U kunt ervoor kiezen om de relaties handmatig in te voeren of u kunt een bedrijf zoeken op basis van naam en adres.

Grootboekrekeningen
De grootboekrekeningen kunt u aanmaken via [Administratie, Stamgegevens, Financieel, Grootboekrekeningen]. Klik hier op “Nieuw” en vul in elk geval een code en omschrijving in. Ook de keuze voor een type en Balans of Winst&Verlies is belangrijk.

Dagboeken
De dagboeken kunt u aanmaken via [Administratie, Stamgegevens, Financieel, Dagboeken]. Kies hier voor “Nieuw”. Vul een code en omschrijving in en vervolgens het type. Dit bepaald wat u vervolgens in dient te geven en welke velden er verplicht zijn.

BTW codes / BTW vak koppelingen
Deze kunt u aanmaken via [Administratie, Belasting, BTW-codes]. Klik op “Nieuw” en vul een code en omschrijving in. In het Financieel gedeelte geeft u het percentage aan en of dit inclusief of exclusief dient te zijn. Ook kunt u de rekening af te dragen en te vorderen BTW hier ingeven.
Zorg er ook voor dat de juiste aangiftevakken gekoppeld zijn. Dit zorgt ervoor dat de bedragen op de BTW aangifte getoond worden. Aan de rechterkant kunt u hiervoor klikken op “toevoegen”. Als u in Exact Online klikt op “Help” en intypt: Hoe richt ik mijn BTW-codes in? dan kunt u zien welke vakken u dient te koppelen.

Betalingscondities
De betalingscondities kunt u formuleren via [Administratie, Stamgegevens, Relaties, Betalingscondities]. Klik op “Nieuw” en geef een code en omschrijving in. Vervolgens kunt u aangeven binnen hoeveel dagen de factuur betaalt dient te worden. Ook kunt u ervoor kiezen om korting te geven op het moment dat de factuur bijvoorbeeld binnen drie dagen is betaald.

Artikelen
Uw artikelen kunt u op twee manieren aanmaken. Via [Administratie, Stamgegevens, Artikelen] of via [Verkoop, Artikelen, Aanmaken]. Kies voor “Nieuw” en geef de code en omschrijving in. Vervolgens kunt u veel informatie toevoegen, zoals de kostprijs, verkoopprijs en de bijbehorende BTW code. Ook kunt u een hoofdleverancier ingeven en een inkoopprijs. Met de eigenschappen kunt u bepalen of het artikel gebruikt kan worden voor Verkoop, Inkoop en eventueel als voorraadartikel.

Op deze manier kunt u de belangrijkste stamgegevens invullen zodat u snel kunt beginnen met boeken. Mocht u hier nog vragen over hebben, dan helpen we u bij support uiteraard graag verder!

 

Picture credits

Labels:, , , , ,

Reacties (5)

  • P. Weideman

    |

    Bovenstaand is helder; advies vanuit onze kant zou zijn contact op te nemen met een administratiekantoor die binnen enkele minuten een perfect rekeningschema voor de ondernemer creëert.
    Dit zodat de basis echt goed is en er correct en efficiënt kan worden gewerkt in Exact Online; wel zo fijn!

    Beantwoord

  • johan

    |

    De optie verenigingen is verleden tijd volgens mij.. erg jammer

    Beantwoord

  • Tina Brands

    |

    Beste Johan,

    Er is inderdaad helaas geen template voor verenigingen meer beschikbaar.

    Als je twijfelt, kun je altijd een van de andere beschikbare opties proberen. Mocht dit niet de juiste template zijn, kun je de administratie opnieuw beginnen en een nieuwe template kiezen of de administratie alsnog zelf inrichten.

    Vriendelijke groet,

    Tina Brands
    Exact Online Support

    Beantwoord

  • Johan

    |

    Dan ben ik helaas verkeerd ingelicht door exact. Heb voor dit systeem gekozen omdat er compleet ingerichte templates voor verenigingen aanwezig zouden zijn, wat het voor mij eenvoudiger maakt. De mentor van de starterscursussen die door jullie gegeven wordt was daar zelfs van overtuigd. Ik ben geen expert op het gebied van inrichten, en moet hierdoor min of meer een consult afnemen waardoor het voor mij niet meer aantrekkelijk is om met exact te werken.

    Beantwoord

  • Tina Brands

    |

    Beste Johan,

    Het klopt dat er eerder een template ‘Vereniging’ beschikbaar was (deze blogpost is in 2012 geschreven). Helaas is deze template verwijderd omdat er te weinig gebruik van werd gemaakt. U kunt wel kiezen voor de optie ‘Template zonder BTW’. Deze template komt overeen met het eerdere template ‘Vereniging’ en kunt u daarom ook gebruiken voor uw inrichting.

    Vriendelijke groet,

    Tina Brands
    Exact Online Suppport

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën