Eenvoudig uw eigen gegevens op de factuur lay-out

Geplaatst op 26 maart 2012 door in Exact Online

In de blogposts starten met factuur lay-outs, tips voor factuur lay-outs en veel gestelde vragen over factuur lay-outs  heeft u al veel kunnen lezen over factuur lay-outs. Echter zijn er nog enkele vragen die vaak worden gesteld aan de supportafdeling. Logisch, u wilt natuurlijk graag dat uw factuur er verzorgd uitziet en dat al uw eigen gegevens er juist op staan. Uw klanten zullen uw factuur in handen krijgen en daarom is het een belangrijk visitekaartje voor uw bedrijf.

Om u hiermee verder te helpen volgen hier de antwoorden op enkele veel gestelde vragen. Dit zijn vragen die betrekking hebben tot uw eigen gegevens op uw factuur lay-out. Hierbij is uitgegaan van een standaard template van Exact Online. Deze kunt u kiezen via [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud]. In dit overzicht selecteert u het type lay-out en klikt u op Nieuw. Vervolgens kiest u voor de optie Begin vanuit een Exact Online template. Nadat u de meest geschikte lay-out hebt gevonden klikt u op Gebruik deze template. Hierdoor komt u in het onderhoud van de lay-out terecht. In dit geval is er gekozen voor de lay-out “Blauw” met korting + vouwmarkering.

Uw eigen adresgegevens
Als u met de muis op de vakken met de adresgegevens gaat staan (zonder dat u erop klikt), ziet u staan: Administratie – Relatie -. Dit geeft aan dat de gegevens worden gehaald uit de administratie zelf. U kunt hiervoor gaan naar: [Algemeen, Administratie inrichting, Onderhoud]. Klik op de code of de naam van de betreffende administratie en vervolgens op “bewerken”.

Als u in de administratie bent ingelogd waarvan u de gegevens wilt aanpassen kunt u nog sneller naar het onderhoud ervan gaan door rechtsboven op de naam van de administratie te klikken. Klik vervolgens op bewerken.

De gegevens die u hier kunt invullen onder ‘Adres’ zijn:

  • Adres (er is ruimte voor 3 adresregels)
  • Postcode/Plaats
  • Provincie/Land
  • Telefoon/Toestel
  • Fax
  • E-mail
  • Website

Als u deze gegevens invult en kiest voor “bewaren” dan worden deze ingevuld op de lay-out. U kunt dit controleren door te gaan naar [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud, Lay-out] en door vervolgens te klikken op “Afdrukvoorbeeld.

Uw BTW- en KVK-nummer
Uw BTW en KVK-nummer kunnen op dezelfde manier worden toegevoegd via [Algemeen, Administratie inrichting, Onderhoud]. Klik op de code of de naam van de betreffende administratie en vervolgens op “bewerken”. Onder het kopje ‘Financieel’ kunt u de gegevens invullen. Voor het BTW nummer geldt dat het in het volgende formaat ingevoerd dient te worden: NL999999999B99 . De 10e positie na het prefix is altijd ‘B’. Voorbeeld: NL000000000B00.

Door dit in te vullen en te bewaren worden de gegevens voortaan ingevuld op uw factuur.

Uw eigen bankrekeningnummer, IBAN en BIC code
Als u gebruik maakt van een standaard lay-out van Exact, dan zal het database veld bankrekeningnummer hier al in vermeld staan. Het bankrekeningnummer dat wordt gebruikt zal uit het hoofd bankdagboek gehaald worden. Via het menu [Algemeen, Administratie inrichting, Stamgegevens] kunt u doorklikken op “Dagboeken” onder ‘Financieel’. Klik nu op het bank dagboek, waarvan het rekeningnummer getoond moet worden in de lay-out. Zorg ervoor dat in dit dagboek ‘Hoofd’ is aangevinkt.
Bij ‘nummer’ kunt u uw rekeningnummer invullen. Als u daaronder bij ‘Bank’ een bank koppelt door te klikken op het vergrootglas, dan zal de BIC-code automatisch ingevuld worden. De IBAN code kunt u handmatig ingeven.
Sla deze wijzigen op en het rekeningnummer zal worden getoond in de lay-out. U zult zien dat het bankrekeningnummer niet alleen bovenin wordt ingevuld, maar ook onderin in de zin: Wij verzoeken u deze factuur voor ‘datum’, onder vermelding van het factuurnummer, te betalen op bankrekeningnummer ‘nummer’.

Enkele andere gegevens die automatisch ingevuld zullen worden zijn:

  • De adresgegevens van de klant, deze worden van de kaart gehaald. Deze kunt u openen via [Verkoop, Klanten, Onderhoud].
  • Uw BTW-nummer: deze kunt u ook invullen op de klantenkaart.
  • Uw referentie: Deze geeft u in bij het aanmaken van een verkoopfactuur via [Verkoop, Verkoopfacturen, Aanmaken].
  • Factuurdatum, Vervaldatum en Factuurnummer: worden allen ingegeven bij het aanmaken van een verkoopfactuur. De vervaldatum wordt berekend vanuit de betalingsconditie.
  • De betalingstermijn: wordt gehaald uit de betalingsconditie die u gebruikt in uw verkoopfactuur.

Door deze stappen te doorlopen zorgt u ervoor dat uw eigen gegevens op de lay-out worden getoond. Ik hoop dat u hiermee op weg bent geholpen. Mocht u nog vragen hebben dan horen we uiteraard graag van u.

 

Picture credits

Tags: , , , , , , ,

6 reacties naar “Eenvoudig uw eigen gegevens op de factuur lay-out”

  1. Sven Grosemans

    28. jan, 2013

    Beste,

    Ik werk met EOL in België en kom op een vervelend probleem. We hebben sinds kort een perfecte layout voor de gewone verkoopfacturen, maar willen nu ook een layout voor de abonnementenmodule.
    Bij de helpdesk in België hebben ze mij meegedeeld dat er geen mogelijkheid bestaat de huidige layout te kopieren en te gebruiken voor de abonnemneten. Ze raden ons aan volledig terug opnieuw een layout op te maken.

    Hebben jullie in Nederland hier reeds vragen over gehad en zoja hoe is dit opgelost?

    Alvast bedankt
    Sven

  2. Anne Overdevest

    29. jan, 2013

    Goedemiddag meneer Grosemans,

    De factuur lay-out is wel te gebruiken om facturen die vanuit abonnementen zijn aangemaakt af te drukken. Maar ik denk dat u de lay-out voor het afdrukken van het abonnement zelf bedoeld. Die is inderdaad niet te gebruiken als .
    Als u kijkt naar [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud] dan ziet u de verschillende types van lay-outs, tussen die types kan er geen uitwisseling plaats vinden.

    Mocht u hier nog vragen over hebben, dan horen we graag van u.

    Met vriendelijke groet,

    Anne Overdevest

  3. Sven Grosemans

    30. jan, 2013

    Goedemorgen Mevrouw Overdevest,

    Hartelijk dank voor uw reactie. Jammer dat dit niet kan, want zo bestaat de kans dat de layout van de abonnementen er anders uit ziet dan de layout van de gewone verkoopfacturen.

    Sven

  4. Anne Overdevest

    30. jan, 2013

    Goedemiddag meneer Grosemans,

    Bedankt voor de feedback. Ik heb er een suggestie voor aangemaakt voor de ontwikkelafdeling, met nummer 44.588.648.

    Hier leest u meer over het suggestie proces:
    http://blogs.exact.com/support/2011/01/het-solution-feedback-proces/

    met vriendelijke groet,

    Anne Overdevest

  5. Gerard Boeters

    27. aug, 2013

    In een factuur blok heb ik een regel T.a.v.. Indien deze leeg is dan wil ik er geen lege regel tussen. dus de tekst erondder moet naar boven worden geschoven. weet iemand hoe dat moet.

  6. Anne Overdevest

    27. aug, 2013

    Goedemiddag meneer Boeters,

    Helaas is er op dit moment nog geen goede functionaliteit om ervoor te zorgen dat dit veld wordt weggelaten als het niet wordt gebruikt. De witregel blijft op dit moment staan, u kunt wel proberen dit veld zo klein mogelijk te maken.

    Daarom heb ik namens u een suggestie aangemaakt met nummer 45.775.033. Hier leest u meer over het suggestie proces:
    http://blogs.exact.com/support/2011/01/het-solution-feedback-proces/

    Bij verdere vragen horen we graag van u!

    Met vriendelijke groet,

    Anne Overdevest

Laat een reactie achter