Veel gestelde vragen over factuur lay-outs

Geschreven door Joset Vervoort op . Geplaatst in Exact Online

Een correcte factuur is niet alleen belangrijk voor de klant, maar ook voor de ondernemer. Immers wanneer er gegevens niet kloppen dan kan de factuur vaak niet tijdig worden betaald. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de basis (de lay-out) van de factuur goed is.

In de blogposts Starten met factuur lay-outs en Tips voor factuur lay-outs zijn al veel onderwerpen aan de orde geweest. In deze blogpost een paar veelgestelde vragen om u verder op weg te helpen.

  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat blokken met tekst elkaar niet overlappen?

Wanneer u veel regels heeft in een factuur die uit meerdere pagina’s bestaat kunnen deze overlappen met andere blokken tekst in de middelste pagina’s. Vaak komt dit doordat een logo of adresblok wordt herhaald op iedere pagina. Wanneer u wilt dat een tekst blok of logo alléén op de eerste of laatste pagina wordt afgedrukt, selecteer dan het blok in de layout en klik op Eigenschappen. Vervolgens kunt u Pagina: Midden uitvinken.

Opmerking: Om meer ruimte te maken voor het aantal regels op de middelste pagina’s kunt u de twee grijze lijnen verder uit elkaar plaatsen. Op deze wijze wordt de regel sectie uitgebreid in de middelste pagina’s.

  • Hoe kan ik een veld in de lay-out verwijderen welke verschijnt op de afdruk van de factuur maar niet zichtbaar is in de lay-out?

Het kan voorkomen dat er een veld wordt getoond op de afgedrukte factuur terwijl dit veld niet zichtbaar is in de lay-out welke u hebt gebruikt. Dit veld kan alsnog verwijderd worden. Zelfs wanneer deze niet zichtbaar is in de lay-out.

Open de lay-out. Ga naar de ruimte waar het extra veld verschijnt in de afgedrukte versie. Selecteer dit door met een ingedrukte muis over de ruimte heen te gaan, net zoals u een tekst zou selecteren in bijvoorbeeld word. Het veld wordt nu zichtbaar en kunt u verwijderen door te klikken op de knop Verwijderen.

  • Hoe kan ik notities bij de factuurregels tonen?

Het is mogelijk om notities voor elke factuurregel te tonen op de factuur. Echter u dient ze afzonderlijk toe te voegen aan de sectie factuurregels.

  1. Selecteer de omlijning van het blok welke de tweede regel bevat met onder andere de velden Artikelcode en Artikel (omschrijving). Er dient een zwarte stippellijn getoond te worden met een arcering in de rechterbenedenhoek.
  2. Klik op de knop Velden om het menu weer te geven.
  3. Onder de sectie Factuurregel selecteert u het veld Notities en vervolgens klikt u op de knop Toevoegen.
  4. Selecteer het veld en pas het formaat en de positie naar wens aan.
  5. Wanneer het veld nog geselecteerd is klikt u op de knop Eigenschappen.
  6. Zet een markering bij het veld Kan groeien en klik op de knop Sluiten.
  7. Opmerking: U markeert het veld Kan groeien om te zorgen dat het veld mee kan groeien met de grootte van de notitie/ opmerking.
  8. Klik op de knop Bewaren + Testen om de wijzigingen te bekijken welke u gemaakt heeft.
  9. Klik op de knop Sluiten om terug te keren naar de layout.

U kunt het notitie veld ook toevoegen bij het aanmaken van de factuur. Het veld wordt standaard niet getoond. U kunt dit toevoegen via de link Aanpassen en het wordt als een icoon met een wit blaadje getoond in de factuurregels. Door erop te klikken kunt u de notitie toevoegen.

 

 

 

Picture credits

Labels:,

Reacties (2)

  • Huub

    |

    Beste Joset,

    Afgelopen maand zijn we met 20 medewerkers (consultancy bureau) gestart met de module uren en facturen. Volgens jullie nieuwsbericht kan dit heel eenvoudig en worden facturen automatisch klaargezet in een factuur voorstel.

    Wij hebben nu voor elke opdracht een project aangemaakt en hadden verwacht in de stamkaart van het project de noodzakelijke referenties voor op de factuur op te geven (contactpersoon, inkoopopdracht, referenties etc). Voorts was onze verwachting dat we in de project stamkaart het tarief van de ingezette medewerker konden aangeven.

    Nu blijkt dat:
    -er in de stamkaart geen veld is om automatisch de referenties op de factuur te zetten. Dit moeten we nu per factuur handmatig in het voorstel te zetten
    -voor elk uurtarief moet eerst een artikelsoort worden aangemaakt. Dit leidt nu tot een onnodig en onoverzichtelijk veel artikelen, aangezien een tarief op 10 cent kan verschillen

    Doen wij iets niet goed of is dit echt de bedoeling. Het voelt nog niet echt als een vooruitgang…

    Beantwoord

  • Larno van Loo

    |

    Beste Huub,

    Er wordt vandaag contact opgenomen om bovenstaande punten te behandelen.

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën