Tip: Iedereen in één keer informeren

Geschreven door Larno van Loo op . Geplaatst in Exact Synergy

Misschien heeft u wel eens een gelijksoortig verzoek aangemaakt voor verschillende mensen. Dit kan natuurlijk door gebruik te maken van een enkelvoudig verzoek, maar het kan ook door te kiezen voor een meervoudig verzoek. Door te werken met een meervoudig verzoek kunt u veel tijd besparen doordat de u de informatie maar één keer hoeft in te vullen.

Voorbeeld
Om dit te illustreren gebruiken we het volgende voorbeeld. U wilt vijf verzoeken versturen. Deze vijf verzoeken worden naar verschillende mensen gestuurd om te vragen of ze een document doornemen voordat ze beginnen met de cursus. Het document wilt u koppelen aan het verzoek maar elke medewerker moet een ander document lezen. Bij dit voorbeeld kunt u een meervoudig verzoek aanmaken waarbij u dezelfde omschrijving gebruikt maar met verschillende medewerker en document velden. Op het moment dat u het meervoudige verzoek indient dan zal Exact Synergy vijf verzoeken aanmaken en versturen naar de verschillende medewerkers. Alle informatie is gelijk behalve het gekoppelde document.

Waar moet ik beginnen?
Om een meervoudig verzoek aan te maken kunt u de volgende stappen volgen:

  • Klik in het linker menu op Aanmaken > Verzoek.
  • Kies vervolgens achter het verzoek welke u wilt gebruiken voor Meervoudig. In dit voorbeeld kiezen we voor de Checked Task.

 

  • Vervolgens geeft u aan welke kolommen u wilt gebruiken. Dit zijn de velden waarin u informatie wilt plaatsen welke moet verschillen. In dit voorbeeld kiezen we er voor om de kolommen Medewerker en Document te selecteren. Tevens geeft u in dit venster aan hoeveel rijen er moeten worden aangemaakt. In dit voorbeeld komt het neer op het aantal medewerkers waarbij u het verzoek in de werkstroom wilt plaatsen.

  • Nu kunt u kiezen voor Nieuw. Het verzoek wordt aangemaakt en onderaan het verzoek ziet u nu de extra rijen. Hierin vindt u de kolommen Medewerker en Document (zie onderstaande afbeelding). Hier vult u vervolgens de verschillende medewerkers en documenten in.

  • Wanneer alle velden zijn gevuld, klikt u op Indienen. Op dat moment worden er vijf verzoeken aangemaakt.

 
* Het kan zijn dat de optie Meervoudig niet beschikbaar is bij een verzoek. U kunt in de verzoekdefinitie aangeven of een verzoek gebruik mag maken van deze functie.

Picture credits

Labels:, ,

Laat een reactie achter

Categorieën