Een factuur per e-mail versturen

Geschreven door Marcel Thijssen op . Geplaatst in Exact Globe

Nadat u de facturen heeft ingevoerd en (afhankelijk van uw instellingen) gefiatteerd, kunt u deze naar uw klanten versturen. U kunt de facturen afdrukken en op papier versturen, maar u kunt deze ook per e-mail versturen. Om de facturen per e-mail te versturen kunt u de volgende stappen volgen:

  1. Bepaal eerst hoe u de factuur voortaan naar uw klant wilt sturen. Wilt u dit in HTML-opmaak doen, of als PDF-document? Uw keuze kunt aangeven door te gaan naar de documentinstellingen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen].  Kies bij ‘bijlages opslaan als’ voor HTML of PDF.
  2. U gaat vervolgens naar menu [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen]. Op het tabblad ‘Uitvoer’ selecteert u de optie ‘Outlook’.
  3. Daarna gaat u naar het menu [Factuur, Invoer, Afdrukken/Verwerken] of naar [Factuur, Verslagen, Factuurhistorie]. Hier selecteert u de factuur en kiest voor ‘Afdrukken’.

Bij het veld ‘Uitvoer’ kunt u aangeven of de uitvoer moet worden afgedrukt op de printer of per e-mail moet worden verstuurd. De optie e-mail is alleen beschikbaar wanneer u een factuur definitief afdrukt.

Let op: bij de keuze e-mail worden de facturen evengoed op de printer afgedrukt indien u in de factuurinstellingen het vinkje aan heeft staan bij ‘afdrukken lay-out bij e-mail’. Standaard wordt het e-mailadres gebruikt welke in het debiteuronderhoud is gedefinieerd. U kunt het e-mailadres echter aanpassen onder tabblad ‘e-mail’ in scherm ‘facturen afdrukken’.

Picture credits

Labels:, ,

Reacties (126)

  • Martin V

    |

    Beste Marcel,

    Ik sluit me aan bij
    Wilfried,
    Sander,
    Kirsten,
    Jos,
    Diny en
    Bianca.

    Dit verzoek dat al sinds 2011 open staat, om bij een factuur per email ook de getekende (werk)bon mee te kunnen sturen, kun je dat aan de Solution Feedback toevoegen van mijn klantnummer? Liefst met referentie aan het verzoek van
    Wilfried,
    Sander,
    Kirsten,
    Jos,
    Diny en
    Bianca.

    Alvast bedankt!

    Overigens: Veel andere support environments hebben een rating systeem, waarbij je op de feedback van alle klanten (die hun feedback op openbaar hebben staan) kunt stemmen. Kun je ook een Solution Feedback Request toevoegen om een feedback rating systeem aan jullie support environment toe te voegen? Dat is namelijk zeer waardevolle informatie voor jullie! Gratis informatie bovendien!

    Beantwoord

  • Martin V

    |

    P.S. en bij Maureen
    en bij alle honderden andere klanten die de blogs niet uit zitten te pluizen omdat ze te druk zijn alles handmatig te doen.

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Martin,

    Bedankt voor de tip.

    Ik zal onder uw klantnummer ook een verzoek aanmaken met de wens om een aparte bijlage mee te kunnen sturen bij het mailen van een factuur.

    Beantwoord

  • haakvof

    |

    Mijnheer,

    Ik krijg de melding S0800 bij het versturen van een factuur via de e-mail. Hiervoor heb ik reeds een heel aantal facturen verzonden die wel goed gaan. Als een duveltje uit een doosje komt de melding s0800 en wordt de factuur niet verzonden. Het betreffende e-mail adres is vorige week nog een mail naar verzonden die wel gewoon weg ging.

    Ik heb alle stappen die hierboven staan omschreven in 23.690.598 en 45.706.280 inmiddels 5 keer uitgevoerd. Het maakt niet uit op welke pc ik zit en met wie ik ben ingelogd.

    Ik heb ook getest of het naar een ander e-mail adres kon worden verzonden. Naar een intern adres (bij ons zelf dus) is het geen probleem, naar buiten toe wel.

    Hoe lossen we dit op, want het begint reuze irritant te worden.
    Ik heb ook get

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste haakvof,

    Erg vervelend dat het nu niet lukt terwijl het voorheen wel functioneerde. De melding is vrij algemeen en er kunnen verschillende oorzaken zijn. Vaak zijn de stappen uit 23.690.598 de oplossing, maar de melding kan bijvoorbeeld ook verschijnen in andere situaties.

    Uit uw reactie kan ik niet opmaken of u gebruik maakt van de optie ‘Outlook’ of ‘SMTP’. Wanneer u gebruik maakt van de optie SMTP komt deze melding ook naar voren wanneer het wachtwoord van het mail account is gewijzigd, maar nog niet is aangepast in Exact Globe Next. Dit verklaart echter niet waarom u de factuur wel naar een intern adres kunt versturen.

    Ik heb uw vraag bij onze supportafdeling neergelegd. De status hiervan kunt u volgen in Support request – 48.044.304

    Beantwoord

  • Diny Leendertse

    |

    Goedemorgen,

    Nog steeds staat de vraag of het mogelijk gemaakt kan worden om een kopie van een getekende (werk)bon mee te sturen als de factuur per e-mail vanuit exact verstuurd wordt.
    Zie ook Wilfried, Sander, Kirsten, Jos, Martin en Bianca.

    Het handmatig versturen wordt zo langzamerhand erg vervelend. Is veel extra werk en als je het erg druk hebt zit je daar niet op te wachten.

    Het moet toch mogelijk zijn om dit voor elkaar te krijgen.

    Diny.

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Diny,
    Er is op dit moment niets nieuws te melden met betrekking tot deze gewenste functionaliteit.

    Beantwoord

  • Bert

    |

    Mijnheer,

    Dit is net zo erg als het feit dat je geen meerdere e-mail adressen kunt invoeren bij onderhoud debiteur of crediteur. Voor het direct doorsturen van de facturen naar de boekhouder wordt dit erg belangrijk in de komende jaren.

    Nu moeten we telkens via historische boekingen de boekhouder de factuur sturen.

    Wanneer wordt dat nu eens opgelost in Globe next? of gaat dat gewoon niet gebeuren omdat jullie iedereen op online over willen hebben?

    Beantwoord

  • Frank Petiet

    |

    Beste Marcel,

    Ook ik ben eindeloos op zoek naar een oplossing om extra PDF met een factuur mee te sturen. In mijn geval geen getekende afleverbon, maar bijvoorbeeld “gewoon” de algemene voorwaarden. Gewoon netjes, eerlijk en transparant. Kan mij voorstellen dat de heren die nu een getekende afleverbon na dit te lezen dat ook meteen willen toevoegen. Niks mis mee, lijkt me. “gewoon” meerdere standaard documenten koppelen. In geval van getekende bon wellicht lastiger, omdat het steeds een ander document(nummer) betreft. In geval van de algemene lever voorwaarden, is het steeds hetzelfde document.

    Factuur naar meerder E-mail adressen tegelijk te sturen lijkt mij in deze tijd ook een logisch iets. Als adres 2 en volgend heel groot “KOPIE” in de mail meekrijgen, heb ik daar zeker geen moeite mee.

    Tot slot de prio lijst met aantal stemmen, is ook een uitstekend idee.

    Wat mij betreft zet je mij voor alle 3 de punten ook op de verzoeken lijst.

    Beantwoord

  • Irene Nuijten

    |

    Beste Frank,

    Bedankt voor uw feedback. Ook uw wensen heb ik middels verzoeken onder uw klantnummer bij de ontwikkelafdeling kenbaar gemaakt.

    Met vriendelijke groet,
    Irene Nuijten

    Beantwoord

  • Beheyt Elsie

    |

    Goeie morgen,
    ook ik ben op zoek naar de mogelijkheid om onze algemene voorwaarden standaard bij offertes, orders en facturen mee te kunnen mailen.
    Graag een seintje indien hier meer over geweten is.
    Bedankt!

    Wat betreft het begeleidend schrijven: bestaat er hier een mogelijkheid om een duidelijke tekst te typen, en niet zodat alles onder elkaar geplakt wordt? Ook onze e-mail handtekening zou ik er graag standaard laten bij versturen, maar dit lukt mij ook niet onmiddellijk.

    Mvg,
    Beheyt Elsie

    Beantwoord

  • M. Veldhuis

    |

    De layout van het begeleidend schrijven (.htm formaat) is inderdaad slecht aanpasbaar. In de layout editor kun je zoveel lege ruimte toevoegen als je wilt, maar alles wordt aan elkaar geplakt.

    Ik heb dit opgelost door op elke regel die ik leeg wilde hebben een tekstveld te plaatsen met alleen een underscore karakter erin en bovendien de tekstkleur wit te maken.

    Maar het blijft klunzig. Zelfs als ik het Databaseveld “Naam factuurdebiteur” opneem in de layout van het begeleidend schrijven met als voorlooptekst: “Aan:” dan komen deze twee op twee verschillende regels in de email. Ik heb dit nog niet nagevraagd bij de helpdesk. Druk met urgentere zaken. Maar Exact moet gewoon zorgen dat wat ik op de layout indeel, ook zo op de html bijlage bij de factuur mail komt. Dit is gewoon een bug IMHO.

    Beantwoord

  • Irene Nuijten

    |

    Beste Beheyt Elsie,

    Voor wat betreft de mogelijkheid om de algemene voorwaarden als bijlage toe te kunnen voegen bij offertes, orders en facturen, heb ik ook onder uw klantnummer ook een verzoek aangemaakt om uw wens kenbaar te maken bij onze ontwikkelafdeling.

    Voor wat betreft de tekst van het begeleidend schrijven, dat onder elkaar geplakt wordt, hierover kunt u meer informatie vinden op onze Customer Portal in document 23.659.156 – Waarom worden er geen Enters getoond op begeleidend schrijven in HTML? Indien u een handtekening/afbeelding toe wilt voegen aan het begeleidend schrijven, kunt u bij “Begeleidend schrijven (formaat)” voor de optie “Afbeelding” kiezen i.p.v. “HTML”.

    Met vriendelijke groet,
    Irene Nuijten

    Beantwoord

  • Irene Nuijten

    |

    Beste M. Veldhuis,

    Ook u verwijs ik graag naar het Customer Portal document 23.659.156 – Waarom worden er geen Enters getoond op begeleidend schrijven in HTML?, voor verdere uitleg over het begeleidend schrijven in HTML. Als alternatief zou u ook bij “Begeleidend schrijven (formaat)” voor “Afbeelding” kunnen kiezen.

    Met vriendelijke groet,
    Irene Nuijten

    Beantwoord

  • MartinV

    |

    Beste Irene,

    Bedankt voor de tip. Dat support document ken ik.

    Echter dit is geen goede optie want als ik een factuur als PDF verstuur met als bijlage begeleidende afbeelding dan:

    (1) Zal 70% van de spamfilters het bericht gewoon blokkeren en dat is in tegenstrijd met de wens om de factuur aan te laten komen op zijn bestemming.

    De klant (elke klant) uitleggen dat Exact alleen op deze manier een factuur kan versturen en dat de klant dan zijn/haar spamfilter voor ons moet uitzetten om het genoegen te hebben dat dan de factuur aankomt wekt uiterst interessante reacties op die niet bijdragen aan het positieve marktbeeld van Exact Software.

    (2) In de helft van de email programma’s worden de PDF en de begeleidende “afbeelding” beide als bijlage getoond, zonder bodytekst in de mail. Dit is absoluut niet representatief voor een bedrijf. Hier geldt ook dat uitleggen dat Exact het niet anders kan een negatief beeld van de software creeert bij bedrijven die nog geen Exact klant zijn,

    Dus zet de programmeurs maar aan het werk en zorg er s.v.p. voor dat wat ontworpen wordt op de layout, ook zo als html bijlage bij de mail komt.

    Het is toch uiterst zot dat wanneer ik op de layout het Databaseveld “Factuurdebiteur” zet en in dezelfde dialoog als voorlooptekst “Aan:” dat zelfs DAT als twee verschillende regels in de HTML bijlage terecht komt? Is het raar om te verwachten dat databaseveld en voorlooptekst die bij elkaar horen, in 1 keer op de layout gezet worden en in de lay-out editor op 1 regel staan ook zo in de html bijlage bij de factuur komen? Mijn excuses in dat geval.

    Het is equivalent aan boodschappen doen bij de Albert Heijn, bij kassa 3 je pinpas in het pinapparaat stoppen en bij kassa 7 je pincode intypen en bij kassa 1 op OK drukken. Onjuist, onduidelijk onhandig en onnodig. Software is er voor de gebruiker en moet gebruiksvriendelijk zijn.

    Beantwoord

  • Frank Petiet

    |

    Marcel,

    Om eerlijk te zijn ondervind ik geen enkel probleem met het versturen van de factuur als bijlage in PDF formaat, en de mail als plaatje als begeleidend schrijven.

    Van alle verstuurde facturen, slechts 1 reactie dat mail niet word ontvangen, maar daar hat ik onjuist E-mail adres. Wel gewijzigd in debiteur, maar bij vaste factuur, niet eerst andere debiteur geselecteerd, en weer terug gezet naar juiste debiteur, waardoor gegevens niet worden bijgewerkt. Ander probleem.

    Ik krijg ook E-mails met Pdf’s als bijlage. Lijkt me niet dat spamfilters daar van in de stress raken.

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Frank,
    Op het moment dat de factuur wordt aangemaakt worden de factuurgegevens bepaald en aangemaakt. Het daarna wijzigen van de gegevens bij de debiteur heeft alleen invloed op de stamgegevens van die debiteur en niet op de gegevens in de factuur. Deze zijn immers al vastgelegd. In dit geval zal de wijziging (indien deze ook in de factuur is gewenst) dan ook handmatig in de factuur moeten worden doorgevoerd.

    Beantwoord

  • HAAK VOF

    |

    Hallo allemaal,

    We zijn nu al maanden bezig om te trachten facturen die met S0800 niet worden verzonden toch verzonden te krijgen. Ik heb allerlei suggesties gekregen van Exact maar niet één ervan werkt.

    Een aantal andere suggesties als: uw moet u servers helemaal opnieuw inrichten en installeer eens een stand-alone en probeer het van daaruit ben ik maar niet op in gegaan, want die raken kant nog wal. Ik heb geen stand-alone computers dus zelf al zou het werken dan heb ik er nog niets aan. Al mijn software programma’s werken feilloos, behalve exact.

    Ze hebben volgens mij geen enkel idee wat ze ermee moeten (zo heb ik nog wel een paar zaken die ze gewoonweg niet opgelost krijgen).

    Het is ook zeer moeilijk om contact te krijgen met zeer gespecialiseerde mensen binnen exact. Ik blijf maar hangen bij de support desk, terwijl deze problemen hun petje waarschijnlijk te boven gaan. Dat is niet erg, maar erken dat dan ook zou ik zeggen.

    Het laatste idee is dat het aan het e-mail adres van de klant zou liggen. Vanuit 4 andere programma’s komt alles overigens gewoon aan bij dezelfde klanten. Spamfilters, virusprogramma’s en weet ik wat al niet meer zou het aan kunnen liggen maar opvallend is het e-mail adres in combinatie met exact blijkbaar niet werkt. Ik heb nu 4 klanten waarvan de mail niet wordt verzonden, alle overige wel.

    Veel vreemde zaken, maar tot op heden nog steeds geen oplossing (wij versturen overigens vanuit outlook)

    Beantwoord

  • MartinV

    |

    @HAAK VOF

    Ik heb ook eindeloos gezocht. Bij mij bleven de facturen uit Exact Globe Next in Outlook in de Outbox/Postvak uit staan en ik kreeg ze met geen mogelijkheid verzonden, alle instellingen geprobeerd.

    Uiteindelijk is het me wel gelukt, zonder hulp van de helpdesk (ook niet gevraagd). De oplossing vond ik redelijk vreemd. Daarom plaats ik hem hier in de hoop dat iemand er iets aan heeft, hoewel dit blog niet voor support issues is. Bij gebrek aan een Exact gebruikers forum dan maar zo:

    In Outlook 2010 – Bestand – Opties – Invoegtoepassingen staat bij mij een invoegtoepassing voor “Exact Globe Next Documents Add-in”. Die heb ik via Beheren / COM invoegtoepassingen / Start vervolgens uit gezet (ja: gedisabled) en voilá: de mails met de facturen worden verzonden.

    @iedereen

    Wel heb ik in Outlook ook nog de verzending op handmatig gezet. Dat heeft als voordeel dat de facturen eerst in de outbox/Postvak uit blijven staan, ik kan ze openen en de werkbonnen-PDF’s eraan toevoegen (gelukkig zijn het er niet teveel), klik daarna om de mail met extra bijlage op te slaan op “verzenden”.
    Dan blijven ze nog verzendklaar in de Outbox/Postvak uit staan tot ik in Outlook kies voor Verzenden/ontvangen – Alles verzenden.

    Beantwoord

  • Meta

    |

    Beste Exact (klanten),

    ook wij hebben te maken met precies dezelfde problemen aangaande foutcode S0800. Helaas komen we er met de tips van de support afdeling ook nog niet uit.

    Het gaat een paar keer goed en dan plotseling niet meer met altijd dezelfde foutcode. Daarna kan het even goed wel weer werken.

    Onze voorkeur gaat uit naar werken met de SMTP instelling in Exact (op een 2008 terminal server) en zo direct onze interne exchange server (2010) benutten.

    De outlook variant gebruiken hebben we nog niet uitgebreid getest, maar zoals ik het lees bij andere klanten gaat dat ook zeker niet altijd goed.

    De optie van MartinV is uiteraard uiteindelijk wel een tijdje te proberen als laatste redmiddel. Dank voor het delen hiervan! Nadeel is wel dat je dan een apart facturatieaccount moet gebruiken. (En dus ook licenties voor office, terminal server & Exact Globe + minder gebruiksvriendelijk en efficient)

    Beantwoord

  • MartinV

    |

    De smtp instelling heeft ook mijn voorkeur, hij is betrouwbaarder.

    Maar Exact moet dan wel snel de volgende twee zaken oplossen:
    (1) In Exact moeten de verzonden items opvraagbaar zijn en
    (2) In Exact moet voor verzending aan elke mail 1 of meer PDF bijlagen handmatig kunnen worden toegevoegd. Daar is hiervoor al veel over geschreven.

    Wij werken niet met Terminal Server. de nadelen die Meta noemt in de laatste alinea herken ik niet. Alles werkt verder normaal en verschillende gebruikers kunnen elk facturen versturen, gebruiken daarvoor hun eigen outlook. We gebruiken wel 1 afzender mail adres dat we toch al hadden.
    Maar misschien is in mijn omgeving iets anders waardoor de nadelen bij mij niet naar voren komen. Bij andere omgevingen zal dat wel het geval zijn zoals Meta schrijft. Dit geeft meteen aan waarom een blog niet handig is als helpdesk forum.

    Beantwoord

  • Bianca

    |

    Beste Marcel,

    Daar ben ik weer! Verbaasd en zeer teleurgesteld. Ik vind het echte ongelofelijk dat er na al die JAREN en vele aanvragen er door Exact hier nog steeds geen oplossing voor is gevonden. Het is nu zelf zo dat onze facturen bij vele in de SPAM terecht komt vanwege het begeleidend schrijven die dus als afbeelding moet worden meegezonden. De Optie HTML is helemaal waardeloos. meegezonden. Het komt allemaal heel onprofessioneel over en krijgen hier steeds vaker op- en aanmerkingen over. Misschien wordt het tijd voor wat anders.

    Beantwoord

  • Jan

    |

    Het probleem met S0800 is vrij eenvoudig te verhelpen. Ga naar gebruikersinstellingen naar het tabblad Uitvoer. Zet E-mail op Niet Gebruikt en kies voor bewaren. Exact hoeft nog niet herstart te worden. Kies nu weer voor Outlook en klik wederom op bewaren. Herstart Exact en het probleem is verholpen.

    Beantwoord

  • Linda

    |

    Goedemorgen,
    Wij hebben een fout bij het versturen van de factuur per mail. Bij het definitief afdrukken krijg je normaal de melding “verwerkt” ,maar wij ontvangen de melding “email geannuleerd”. Nu moeten we elke factuur vanuit de historie nogmaals mailen, maar hier krijgen we de foutmelding “E5shell werkt niet meer”. Wie weet hiervoor een oplossing?

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Hallo Linda,
    Voor een mogelijke oplossing voor de melding “email geannuleerd” kunt u de documenten 25.985.578 en 23.690.598 op onze customer portal raadplegen. Voor de andere melding is het aan te raden om telefonisch contact op te nemen met de supportafdeling.

    Beantwoord

  • Corné Trommel

    |

    Hallo,

    Voor ons geldt hetzelfde probleem. Het lukt ons ook maar niet om e-mails te versturen vanuit Globe Next. We hebben ook alle aangedragen opties al geprobeerd maar tevergeefs. Dit is overigens ook bekend bij de support afdeling.

    We moeten hiervoor outlook 2010 gebruiken i.v.m. automatische handtekeningen en disclaimers!

    Heeft iemand nog suggesties?

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën