Tip: Automatisch velden laten vullen

Geschreven door Larno van Loo op . Geplaatst in Exact Synergy

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om mail merge lay-outs aan te maken. Met deze lay-outs is het mogelijk om bijvoorbeeld een e-mail te versturen naar een relatie vanuit een verzoek. In deze e-mail kunt u velden (woorden) automatisch laten vullen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de naam van het contactpersoon of de adresgegevens van de relatie automatisch te laten vullen in de e-mail.

Hoe kan ik hier gebruik van maken?

Het is belangrijk dat er een mail merge lay-out is aangemaakt. Deze kunt u aanmaken via het menu Documenten\Inrichting\lay-outs\mail merge, klik hier op nieuw. Vervolgens kunt u het document opmaken en vullen met zogenaamde Baco-velden. Dit zijn de velden welke gebruik maken van informatie uit een verzoek of document.

Om te zien welke velden er beschikbaar zijn kunt u bij het opmaken van uw document klikken op de knop Help. Nu zal er een document met alle beschikbare velden per module worden getoond.


De knop Help waarmee u het document met Baco-velden kunt bekijken.

Op het moment dat u de lay-out klaar heeft, dan kunt u deze bewaren. Vervolgens  opent u een verzoek en klikt u op de mail merge knop * om de funtie te starten. Vul het documentnummer van uw aangemaakte lay-out in en u kunt de e-mail versturen.


Knop Mail merge in een verzoek.

* Zorg ervoor dat in de verzoekdefinitie is aangegeven dat de mail merge functionaliteit gebruikt kan worden. Dit kun u instellen via het menu Werkstroom\Inrichting\Verzoeken\Verzoektypes. Open een verzoektype en markeer het veld Mail merge in de sectie invoer. 

Voorbeeld
Wanneer u bijvoorbeeld een brief wilt maken dan is het belangrijk dat de naam en het adres van de klant wordt weergegeven. Om dit te bereiken gebruikt u de volgende Baco-velden:

[Baco_CRM COMPANY.NAME1]
T.a.v. [Baco_CRM ContactPerson.Title.Description] [BACO_CRM ContactPerson.Initials] [BACO_CRM ContactPerson.MiddleName] [Baco_CRM CONTACTPERSON.NAME]
[Baco_CRM Company.Address1]
[Baco_CRM Company.Postcode]  [BACO_CRM COMPANY.CITY]

Het adres zal nu als volgt worden getoond:

VIA Trainingen
T.a.v. de heer Jan de Bruin
Paardenklaver 5
9713 GZ Groningen

Picture credits

Labels:,

Laat een reactie achter

Categorieën