Tip: Een document zoeken met behulp van tags

Geschreven door Remy Albers op . Geplaatst in Exact Synergy

Sinds product update 240 heeft u de mogelijkheid om tags toe te voegen aan uw documenten. Dit zijn keywords op basis waarvan u gelijksoortige documenten kunt opslaan en gemakkelijk terug kunt vinden. Het kunnen bijvoorbeeld documenten zijn over hetzelfde onderwerp, maar die elk een ander gedeelte van dat onderwerp beslaan. Door het werken met tags kunt u al deze documenten in een keer terugvinden.  

Het is mogelijk om meerdere tags aan documenten toe te voegen. Indien u vervolgens een zoekopdracht wilt uitvoeren op basis van een combinatie van tags, dan kunt u de volgende stappen hanteren:

  • In het linker menu kiest u voor Zoeken en daarna klikt u op Documenten.
  • Voeg via Aanpassen () het veld ‘Bedrijfs tag’ toe en zorg ervoor dat de zoekdefinitie op ‘Bevat’ staat

 

  • U kunt nu in dit veld zoeken op een combinatie van tags door deze te scheiden door een procentteken (%), bijvoorbeeld: ‘SQL%installatie’

 

Picture credits

Reacties (7)

  • thijs

    |

    Waarom werkt dit niet?

    Ik heb alles gedaan wat er staat en ook tags toegevoegd aan documenten, maar als ik zoek krijg ik geen resultaten.

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Thijs
    Wellicht dat het uit bovenstaande informatie niet helemaal duidelijk is, maar het betreft het zoeken op een combinatie van woorden binnen een tag. Aan de hand van een voorbeeld zal ik het verder uitleggen:

    De volgende documenten zijn aanwezig:
    – Doc1. tag =”Installatie technisch ABC”
    – Doc2. tag =”Installatie algemeen ABC”
    – Doc3. tag =”Installatie beheer ABC”
    – Doc4. tag =”Installatie technisch DEF”
    – Doc5. tag =”Installatie algemeen DEF”
    – Doc6. tag =”Installatie beheer DEF”
    – Doc7. tag =”Installatie technisch GHI”
    – Doc8. tag =”Installatie algemeen GHI”
    – Doc9. tag =”Installatie beheer GHI”
    – Doc10. 2 tags = “Installatie technisch ABC” + “Installatie JKL”
    – Doc11. tag=”Inrichting ABC”

    -> Bij het zoeken op “ABC%DEF” vindt hij niets. Er is immers geen tag die zowel “ABC” en “DEF” bevat
    -> Bij het zoeken op “ABC%JKL” vindt hij niets. Er is immers geen tag die zowel “ABC” en “JKL” bevat
    -> Bij het zoeken op “Installatie%ABC” vindt hij 4 documenten. Er zijn namelijk 4 documenten waarvan de tag “Installatie” en “ABC”. Dit zijn de documenten 1 2, 3 en 10.

    Hierbij de opmerking dat de volgorde van de tekst in de tag ook van belang is. Zoek op “Installatie%ABC” zal een ander resultaat opleveren dan bijvoorbeeld “ABC%Installatie”

    Beantwoord

  • Loris

    |

    Hallo,

    Wij zijn nu aan het testen met tags. Voor zover ik kan begrijpen zijn er twee type tags:
    -bedrijf tags (aangemaakt bij de inrichting van documenten)
    -persoonlijke tags (aan te maken direct in het document)

    Helaas kan ik alleen op bedrijf tags zoeken en niet op persoonlijke tags. Dat maakt het systeem niet echt flexibel omdat ik vooraf in de documenttype alvast alle mogelijke tags moet vastleggen.

    Is er een mogelijkheid om op persoonlijke tags te gaan zoeken?

    gr,

    Loris

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Loris,

    In het zoekscherm van de documenten kan het veld ‘Zoeken’ worden toegevoegd. In dit veld kan een selectie worden gemaakt op de gegevens waarnaar u wilt zoeken. Bijvoorbeeld ‘Documenten + Bijlagen’ of ‘Documenten + Bijlagen + Tags’ of ‘Tags’.

    Wanneer hier ‘Tags’ is geselecteerd, is de zoekterm die u bij ‘Tekst’ opgeeft ook van toepassing op de ‘persoonlijke’ tags van de documenten.

    Beantwoord

  • Loris

    |

    Beste Marcel,

    Ik had dit al getest maar het werkt niet. Zodra ik geen tekst zoek dan vind ik wel resultaten (dus niet op persoonlijke tags gefilterd).

    gr,

    Loris

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Loris,

    De persoonlijke tags dienen eerst geïndexeerd te worden door de backgroundjob Wordindex(documents).
    Is dit ook gebeurd?

    Voor meer informatie over deze backgroundjob zie document 16.108.779 op onze customer portal.

    Beantwoord

  • Loris

    |

    Precies wat ik nodig had.

    Ik kon dit namelijk niet terugvinden in de tags documentatie

    Bedankt,

    Loris

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën