How to: Werken met SEPA

Geschreven door Remy Albers op . Geplaatst in Exact Globe

SEPA staat voor ‘Single Euro Payments Area’ en is de Europese standaard in het betalingsverkeer welke geldt voor alle landen in de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland. Sinds product update 390 is het in Exact Globe al mogelijk om SEPA betaalopdrachten aan te maken. Vanaf product update 400 kunt u nu ook uw SEPA incasso-opdrachten oftewel SDD (SEPA Direct Debit) bestanden aanmaken. U kunt SEPA gebruiken voor zowel nationale als internationale opdrachten.

In deze blogpost zullen we de benodigde stamgegevens en instellingen behandelen en de werking toelichten in twee voorbeelden.

Betaalmiddel aanmaken
Voor het gebruik van SEPA dient u een betaalmiddel aan te maken. Dit is uw eigen bankrekening waar vandaan u de betaling verricht of waarop u het geïncasseerde bedrag ontvangt. In het onderhoud van het betaalmiddel dienen op het tabblad ‘Instellingen’ een aantal extra velden ingevuld te worden. Hieronder worden deze velden kort besproken:

  • SEPA Betaalopdrachten: Met deze optie kunt u aangeven dat u dit betaalmiddel wilt gebruiken voor betalingen in SEPA formaat. Wanneer u deze optie heeft aangevinkt, is het verplicht om de BIC-code en IBAN te vullen bij dit betaalmiddel.
  • Groepeer transacties: Bij het verwerken van de betaling wordt een export bestand aangemaakt dat u kunt importeren in uw bankpakket. Een bankexport bestand in SEPA formaat wordt aangemaakt als een XML bestand. Het XML bestand is opgebouwd uit verschillende blokken. Met de optie ‘Groepeer transacties’ kunt u aangeven hoe dit XML bestand is opgebouwd. Hierbij zijn de volgende opties mogelijk:
     
    1. Enkel: Ieder Betalings informatieblok (XML groep <PmtInf>) heeft één transactie informatieblok (XML groep <CdtTrfTxInf>). Er wordt één XML bestand aangemaakt met meerdere Betalings informatieblokken. 
     
    2. Gegroepeerd: Ieder Betalings informatieblok kan meerdere transactie informatieblokken bevatten. Voor ieder Betalings informatieblok wordt één XML bestand aangemaakt.
     
    3. Combinatie: Ieder Betalings informatieblok kan meerdere transactie informatieblokken bevatten. Er wordt één XML bestand aangemaakt met meerdere Betalings informatieblokken.
    N.B.: Voor Nederland betreft dit voor de ABN AMRO Bank en de ING Bank standaard ‘Gegroepeerd’. Voor de Rabobank is dit standaard ‘Enkel’.
  • SEPA incasso opdrachten: Met deze optie kunt u aangeven dat u dit betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA incasso-opdrachten. Wanneer u deze optie aanvinkt, is het verplicht om de BIC-code en IBAN te vullen bij dit betaalmiddel. Bij het uitvoeren van een incasso voor dit betaalmiddel wordt deze dan aangemaakt in het SDD formaat.
  • Crediteur ID: Het veld is verder alleen actief wanneer u de optie ‘SEPA incasso opdrachten’ heeft aangevinkt. Hier dient u uw unieke identificatie nummer op te geven. Deze ontvangt u van uw bank. Met dit nummer bent u herkenbaar in het hele SEPA-gebied. U stuurt deze ID mee met elke incasso-opdracht. Voor Duitse en Oostenrijkse betaalmiddelen is dit veld tevens verplicht om in te vullen wanneer de optie ‘SEPA incasso opdrachten’ is aangevinkt.
  • Crediteur ID (oude): Wanneer u een nieuwe ‘Crediteur ID’ wilt definiëren dient u de ‘Crediteur ID’ eerst te annuleren middels het icoon. De oorspronkelijke crediteur ID wordt dan in dit veld geplaatst.

Incassomachtiging
Voor het succesvol verwerken van incasso´s is toestemming van de debiteur vereist. Hiervoor dient de incassomachtiging welke u kunt definiëren in het onderhoud van de debiteur op het tabblad financieel middels het volgende icoon: . Om snel te kunnen zien of er een incassomachtiging is ingevuld is in het selectiescherm van debiteuren de kolom ‘Kenmerk machtiging’ toegevoegd. Middels het groene vinkje kunt u zien of de incassomachtiging is ingevuld. Voor meer informatie kunt u dit document raadplegen.

Aandachtspunten

  • Bij het betaalmiddel waarvoor u de SEPA betaling uitvoert dient ‘SEPA betaalopdrachten’ te zijn aangevinkt.
  • Bij het betaalmiddel waarvoor u de SEPA incasso-opdracht uitvoert dient de optie ‘SEPA incasso opdrachten’ te zijn aangevinkt.
  • De te incasseren of de te betalen termijn dient de valutacode ‘EUR’ te hebben.
  • Bij de bankrekening van de debiteur/crediteur dienen de velden IBAN en BIC-Code gevuld te zijn, en de bankrekening dient in EUR te zijn.
  • Het land van de bankrekening van de crediteur waaraan de betaling wordt gedaan dient binnen de SEPA regio te vallen. Tevens dient de valutacode van deze bankrekening EUR te zijn.
  • Wanneer het land en de valutacode van de bankrekening leeg zijn worden die van het onderhoud van de crediteur gebruikt. 

Voor incasso´s zijn verder de volgende zaken van toepassing:

  • Voor termijnen waarbij een betalingsconditie met de betaalwijze ‘Incasso’ is gekoppeld, gebruikt het systeem de bankrekening die aan de incassomachtiging is gekoppeld, als standaard rekening voor die debiteur. Dit is van toepassing wanneer bij de eigen bankrekening (betaalmiddel) in de betalingsconditie is aangegeven dat deze wordt gebruikt voor SEPA Incasso-opdrachten.
  • Wanneer u in de administratie-instellingen de bedrijfsnaam aanpast, dan wordt de oorspronkelijke bedrijfsnaam op de achtergrond bewaard. Deze oorspronkelijke bedrijfsnaam wordt dan nog steeds gebruikt bij de volgende keer dat een SEPA incasso bestand wordt aangemaakt. In de daaropvolgende keren wordt deze informatie niet meer toegevoegd in het SEPA incasso bestand.
  • Ligaturen en diakritische tekens worden in het incasso bestand automatisch omgezet naar de juiste karakters waaraan het incasso bestand dient te voldoen.
  • De types B2B en Core worden beiden ondersteund.
  • Voor de RBS bank (NL), is een SHA-1 nummer controle aanwezig in het verwerkingsverslag van de incasso-opdracht.

Werkwijze
Zowel het verwerken van een betaling als het verwerken van een incasso werkt op dezelfde wijze als ‘normale’ betalingen en incasso’s. Namelijk door het selecteren en verwerken van de termijnen.

  • Voor ‘SEPA betaalopdrachten’ wordt er dan een XML bestand aangemaakt in het SCT (SEPA Credit Transfer) formaat.
  • Voor ‘SEPA incasso opdrachten’ wordt er dan een XML bestand aangemaakt in het SDD (SEPA Direct Debit) formaat.

Voorbeeld 1: SEPA Betaalopdracht

Stap 1
Maak een betaalmiddel aan welke voldoet aan de vereisten.

Stap 2
Zorg dat u bij de bankrekening van uw crediteur een BIC-code en een IBAN nummer heeft ingevuld. De valutacode dient ‘EUR’ te zijn.  

Stap 3
Voer een inkoopboeking in voor de crediteur waarvoor u de SEPA betaling wilt verwerken. 

Stap 4
Fiatteer en verwerk de betaling via [Cash flow, Betalingen, Fiatteren]. Zorg dat de juiste ‘Eigen rekening’ wordt gebruikt. Indien deze niet staat ingevuld, maak dan gebruik van de knop ‘Toekennen’ om de juiste ‘Eigen rekening’ te selecteren. Uiteraard betreft dit het betaalmiddel dat bij stap 1 is aangemaakt.

Er wordt nu een XML betaalbestand aangemaakt in het SCT formaat welke u kunt inlezen in uw bankpakket:

 

Voorbeeld 2: SEPA Incasso-opdracht

Stap 1
Maak een betaalmiddel aan welke voldoet aan de vereisten.

Stap 2
Zorg dat u bij de bankrekening van uw debiteur een BIC-code en een IBAN nummer heeft ingevuld. De valutacode dient ‘EUR’ te zijn. Daarnaast dient bij de crediteur een incassomachtiging te zijn ingevuld.

Stap 3
Voer een verkoopboeking in en zorg dat u een betalingconditie gebruikt waarbij de ‘Betaalwijze’ ‘Incasso’ is gekoppeld

Stap 4
Verwerk de incasso via [Cash flow, Diversen, Incasso]. Zorg ook hier dat de juiste ‘Eigen rekening’ staat ingevuld.

Er wordt nu een XML incassobestand aangemaakt in het SDD formaat welke u kunt inlezen in uw bankpakket:

Meer informatie

 Picture credits

Labels:,

Reacties (3)

  • Patricia

    |

    Heel handig! 🙂

    Beantwoord

  • Rein

    |

    Op zich klopt dit verhaal. Ik krijg het echter voor een Duitse deelneming niet voor elkaar om dit SDD formaat (incasseren) bij een Duitse bank ingelezen te krijgen. Is hier meer informatie over bekend dat er met sommige banken in Duitsland geen communicatie mogelijk is. Hebben meer
    Exact klanten hier ook problemen mee?

    Beantwoord

  • Danny Bonthuis

    |

    Beste Rein, kun je aangeven om welke Duitse bank het gaat en met welke product update je werkt van Exact Globe (Next)? En beschik je over de module internationaal bankieren (se1033)?
    Alvast bedankt.
    Danny

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën