Tip: De werkkostenregeling toepassen in Exact Globe

Geschreven door Annette Meijer op . Geplaatst in Exact Globe

De werkkostenregeling mag toegepast worden vanaf het loonjaar 2011. Vanaf het loonjaar 2014 is dit verplicht, tot en met december 2013 heeft u de mogelijkheid om elk jaar te kiezen of u de werkkostenregeling wilt toepassen. In Exact Globe zijn een nieuw overzicht en twee nieuwe componententypes toegevoegd voor het gebruik van de werkkostenregeling.

Overzicht Werkkostenregeling
Vanaf product update 400 kunt u via het menupad [Salaris, Verslagen, Werkkostenregeling] een overzicht opvragen waarin u de bedragen aan werkkosten in de financiële administratie kunt vergelijken met uw fiscaal loon. In dit overzicht kunt u in één oogopslag zien welk bedrag u aan werkkosten heeft geboekt in de financiële administratie, wat uw fiscaal loon is en wat uw vrije ruimte bedraagt. Tevens kunt u via dit menupad het bedrag aan eindheffing voor de werkkosten verrekenen.  


 
Het overzicht kunt u opvragen op basis van vier methodes.
– Cumulatief vorig jaar
– Tijdvak vorig jaar
– Tijdvak huidig jaar
– Eindafrekening

Het is een eis van de Belastingdienst dat u het fiscaal loon van het vorige loonjaar in de salarisadministratie kunt laten zien indien u kiest voor één van de twee methodes op basis van het vorige kalenderjaar. De methode van werkkostenregeling mag u tijdens een jaar niet wijzigen. Aan het begin van een nieuw kalenderjaar mag u wel van methode veranderen.  De vierde methode, de eindafrekening, kunt u aan het eind van het jaar toepassen indien u een methode op basis van vorig jaar toepast. Bij de methode eindafrekening wordt het totaal van het huidige jaar getoond dat de werkgever zou moeten betalen als eindheffing werkkostenregeling gebaseerd op het fiscaal loon van het huidige loonjaar.

Als u de werkkostenregeling toepast, moeten de facturen voor de vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren met BTW geboekt worden in de financiële administratie. Ook dient in de financiële administratie het cumulatieve bedrag gekoppeld te worden aan het fiscale loon in de loonadministratie om te toetsen of u binnen de vrije ruimte zit. Het beste kunt u twee aparte grootboekrekeningen aanmaken.

U kunt één grootboekrekening gebruiken voor de werkkostenregeling en één grootboekrekening waar u de facturen op boekt die wellicht onder de werkkostenregeling vallen zodat u later alsnog kunt bepalen of de post wel of niet binnen de vrije ruimte valt. Via het menu [Financieel, Grootboek, Grootboekrekeningschema] kunt u met de knop ‘Nieuw’ een nieuwe grootboekrekening aanmaken. Indien u geen e-Account in uw licentie heeft, kunt u de nieuwe grootboekrekeningen aanmaken via het menupad [Salaris, Componenten, Financiële gegevens, Grootboekrekeningschema].

In het overzicht werkkostenregeling kunt u de werkkosten uit de financiële administratie opvragen op basis van één of een traject van grootboekrekeningen. Dit zijn de grootboekrekeningen waar u de facturen op heeft geboekt.


 
Afhankelijk van de methode die u heeft gekozen ziet u, na het klikken op de knop ‘Actualiseren’, onder andere de werkkosten staan, maar ook het fiscaal loon van het vorig jaar en bedrag aan eindheffing te verrekenen. U kunt op deze manier bekijken welke methode voor u het gunstigst is, houdt u er wel rekening mee dat u in een loonjaar niet mag wijzigen van methode.

U kunt verschillende knoppen gebruiken in dit overzicht. Met de knop ‘Eindheffing verrekenen’ kunt u het eindheffingsbedrag invoeren. Het volgende scherm verschijnt:

 

In het veld ‘Component’ kunt u een component van type ‘Eindheffing werkkostenregeling’ selecteren. Dit componententype is aanwezig in Exact Globe vanaf product update 400. Nadat u op de knop ‘Start’ heeft geklikt, wordt de component gekoppeld aan de eerste medewerker waaraan componenten gekoppeld zijn voor die periode. Als begindatum wordt de startdatum van de aangifteperiode gebruikt en als einddatum de einddatum van de aangifteperiode. Als de salarisboeking van de medewerker al verwerkt is, dan dient u deze te herberekenen en verwerken om de eindheffingscomponent mee te nemen. Deze herberekening en verwerking zal geen consequenties hebben voor de salarisstrook als er verder geen componenten of uren gewijzigd zijn van deze periode.

Componenten 
Er zijn twee nieuwe componententypes toegevoegd aan Exact Globe vanaf product update 400, ‘Eindheffing werkkostenregeling’ en ‘Werkgeverskosten’.

Met de component ‘Eindheffing werkkostenregeling’ boekt u het eindheffingsbedrag aan overschrijding van de forfaitaire werkkostenregeling. U dient dit component aan een medewerker te koppelen en het eindheffingsbedrag in te vullen voordat de salarisboeking berekend en definitief verwerkt wordt. Als de salarisboeking al verwerkt is, dan kunt u de salarisboeking herberekenen en verwerken. Indien u via het verslag werkkostenregeling in menu [Salaris, Verslagen, Werkkostenregeling] de eindheffing boekt, dan zal het systeem automatisch de opgegeven eindheffingscomponent werkgeverskostenregeling koppelen aan een actieve medewerker. Vervolgens dient de salarisboeking berekend en verwerkt te worden. Indien de salarisboeking al verwerkt is, dan dient deze herberekend en verwerkt te worden zodat de eindheffing ook meegenomen wordt in de loonaangifte.

Met de component ‘Werkgeverskosten’ kunt u de werkgeverskosten in de salarisadministratie verlonen, zonder dat het invloed heeft op de salarisstrook van de medewerker of op loonaangifte. Op deze manier kunt u in uw salarisadministratie de kosten van vergoedingen en verstrekkingen registreren ondanks dat u de werkkostenregeling toepast. U kunt de werkgeverskosten ook per medewerker registreren zodat u het voor uzelf inzichtelijk heeft welke vergoedingen en verstrekkingen aan een medewerker zijn gedaan. 

Als u de financiële administratie en salarisadministratie niet in dezelfde database voert, dan kunt u met dit component het bedrag aan verstrekkingen en vergoedingen ingeven zodat u het verslag werkkostenregeling kunt gebruiken. Zonder dit component heeft u dan namelijk geen inzicht in het bedrag van verstrekkingen en vergoedingen in de salarisadministratie en toont het verslag werkkostenregeling alleen het fiscale loon en bedrag aan vrije ruimte. Wel kunt u altijd via dit verslag het bedrag aan eindheffing werkkostenregeling invoeren.

Labels:,

Reacties (1)

  • Bent u al klaar voor de werkkostenregeling? | Exact Support Blog

    |

    […] Tip: De werkkostenregeling toepassen in Exact Globe Next […]

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën