Tip: Werken met vooruitbetaling

Geschreven door Larno van Loo op . Geplaatst in Exact Globe

In de praktijk kan het voorkomen dat een verkooporder eerst (gedeeltelijk) betaald dient te worden voordat u tot levering over gaat. Om dit proces te automatiseren en tevens inzichtelijk te maken, heeft u in Exact Globe de mogelijkheid om een vooruitbetaling vanuit een verkooporder te genereren. U genereert dan feitelijk een verkoopfactuur welke u via het reguliere menupad kunt verwerken en naar uw klant kunt sturen. Om te voorkomen dat de verkooporder toch wordt geleverd, ondanks dat de betaling nog niet binnen is, wordt de mogelijkheid tot leveren geblokkeerd vanaf het moment dat de vooruitbetaling is aangemaakt. 

Voorbeeld
Hieronder wordt aan de hand van een voorbeeld het werken met vooruitbetaling uiteengezet.

1. Voer een verkooporder in op de reguliere wijze.

2. Wanneer u alle gegevens heeft ingevoerd, dan kunt u middels de knop ‘Condities’ het conditiesscherm openen. Klik vervolgens in dit scherm op de knop ‘Vooruitbetaling’. In het scherm dat verschijnt, kunt u vervolgens het bedrag, dan wel het percentage invoeren dat dient te worden vooruitbetaald. Klik hierna op ‘Bewaren’.

U kunt een bedrag of percentage aangeven

3. U krijgt vervolgens de vraag: “Alle betaaltermijngegevens zullen worden gewist. Doorgaan?”, kies hier voor ‘Ja’.

4. Sluit het conditiesscherm.

5. Om ervoor te zorgen dat de verkooporder eerst betaald wordt alvorens tot levering kan worden overgegaan is het noodzakelijk dat er eerst een factuur naar uw klant wordt gestuurd waarin staat hoeveel er vooruitbetaald dient te worden. Derhalve krijgt u indien u op dit moment de verkooporder probeert te leveren, de volgende melding:

6. De volgende stap is afhankelijk van de mate waarin u vooruit wilt factureren:

A.) Indien u 100% vooruit factureert dan kunt u om de factuur aan te maken klikken op ‘Afdrukken’ in de verkooporder. U komt vervolgens in het scherm ‘Afdrukken verkooporders’. Zorg dat ‘Facturen genereren’ en ‘Facturen afdrukken’ is aangevinkt en kies voor ‘Start’. Druk vervolgens in het vervolgscherm de factuur af.

B.) Indien u <100% factureert en dus een termijn- en slotfactuur wilt genereren, dan dient u de factuur aan te maken vanuit het conditiesscherm. Klik op de knop ‘Condities’ en selecteer de termijn welke u wilt factureren.

Klik op ‘Factuur aanmaken’, vul de factuurcode in en kies voor ‘OK’. Verwerk vervolgens de factuur op de reguliere wijze. De verkooporder is nu afgedrukt en gefactureerd.

 

7. Zoals hierboven in de verkooporder wordt getoond, is de betaling nog niet ontvangen. De verkooporder kan derhalve nog steeds niet geleverd worden. U krijgt als u nu probeert te leveren de melding: Niet toegestaan: Leveringen. Reden: Openstaand bedrag

8. Voer vervolgens een bankboeking in op de reguliere wijze of importeer een bankafschrift en letter de openstaande factuur af.

9. Nu kunt u de verkooporder leveren. In het geval van A wordt geen factuur meer aangemaakt. Er is immers al voor 100% gefactureerd. In het geval van B worden een slotfactuur aangemaakt waarop het totaalbedrag minus het reeds gefactureerde bedrag wordt afgedrukt:

Picture credits

Labels:,

Reacties (8)

  • Geertrui

    |

    Is deze mogelijkheid ook aanwezig voor Exact Compact
    Een klant heeft nl al de helft aanbetaald.
    Nu moet de factuur worden opgemaakt met Compact handel.
    De factuur wordt opgemaakt met de eerder aangemaakte artikelcodes. Het is een Nederlandse klant dus, BTW verschuldigd over het volle bedrag.
    Wat de klant al eerder heeft betaald dient verrekend te worden
    Hoe moet dit ingegeven worden in het systeem.
    De te verrekenen bedragen zijn telkens anders.

    Graag reactie via mail

    Beantwoord

  • Larno van Loo

    |

    Beste Geertrui,

    In Exact Compact is het niet mogelijk om met verkooporders te werken. De werkwijze zoals beschreven in deze blogpost is dan ook niet mogelijk in Exact Compact. Met betrekking tot uw vraag:

    Binnen Exact Compact kunt u dit op de volgende manier oplossen:

    – Op het moment dat de aanbetaling wordt gedaan, dan boekt u deze in het bank- of kasboek op naam van de desbetreffende relatie.
    – Vervolgens maakt u de factuur voor de relatie aan.
    – U kunt nu via de debiteurenkaart kiezen voor afletteren. Het is nu mogelijk om de aanbetaling te selecteren en deze af te letteren met de factuur.
    – Het resterend bedrag zal nu open blijven staan totdat de laatste betaling binnen is geboekt. Op dat moment kunt u deze afletteren met de factuur.

    Voor hulp bij het uitvoeren van de stappen kunt u natuurlijk ook contact opnemen met onze supportafdeling via nummer 015-7115100 (optie 1).

    Beantwoord

  • Harry

    |

    Wij hebben voor de eerste keer op deze wijze een vooruitbetaling ingevoerd.

    Nu staat er op de W&V echter het vooruit gefactureerde bedrag op omzet diversen. De kosten zijn nog niet geboekt omdat er nog niet is uitgeleverd. Dit trekt dus de winst en verlies scheef.

    Kan het gefactureerde bedrag op de balans worden gezet i.p.v. op de W&V?

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Harry,

    Bij het verwerken van factuur wordt de omzet altijd op geboekt op de omzetrekening van het artikel of de tegenrekening van de debiteur. Welke van deze twee rekeningen dat is, is afhankelijk van de factuurinstellingen.

    Het is niet mogelijk om hiervan af te wijken. Ook niet in het geval van een vooruitbetaling.

    Beantwoord

  • Vincent

    |

    Aanvullend vraagje hierop. Wat doe je in het scenario dat de klnt niet betaald. De order laat je iig niet doorgaan, maar je kunt de klant geen herinneringen oid gaan sturen. De faktuur moet worden teruggedraaid (dmv een creditfactuur?).

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Beste Vincent,

    Wanneer de klant de order annuleert dan kan in deze situatie een creditnota worden aangemaakt voor de betreffende factuur.
    De order die nog open staat kan vervolgens worden afgehandeld via de knop ‘Afhandelen’ in menupad [Order, Invoer, Leveringen].

    Beantwoord

  • Beheyt Elsie

    |

    Goeie middag,

    Hoe kan je het oplossen als de klant het order niet annuleert, maar er nadien afgesproken wordt dat er toch geen voorschot dient betaald te worden? Je kan de voorschotfactuur wel crediteren, maar het gaat daarmee niet weg bij het order zelf.

    Mvg,
    Beheyt Elsie

    Beantwoord

  • Marcel Thijssen

    |

    Hallo Beheyt Elsie,

    Wanneer de vooruitbetalingsfactuur gecrediteerd wordt, wordt deze gezien als ‘betaald’. Het systeem gaat er dan vanuit dat het betreffende bedrag niet voldaan hoeft te worden. Wanneer vervolgens de tweede factuur voor de order wordt aangemaakt bevat deze alleen het resterende bedrag (orderbedrag minus het bedrag van de vooruitbetalingsfactuur).

    Om toch één factuur te krijgen voor het volledige order bedrag kan bijvoorbeeld het volgende worden uitgevoerd:

    – Voor de vooruitbetalingsfactuur wordt een creditfactuur aangemaakt. Tevens wordt een nieuwe factuur aangemaakt voor het betreffende bedrag.
    – De creditfactuur wordt afgedrukt/verwekt en wordt afgeletterd met de vooruitbetalingsfactuur.
    – De nieuwe factuur wordt nog niet afgedrukt.
    – In de order kan in de condities de termijn (van de resterende 90%) worden geselecteerd en op ‘Verwijderen’ worden geklikt. De order is nu geen vooruitbetalingsorder meer.
    – De order kan daarna worden geleverd en de factuur kan worden gegenereerd. Let erop dat de factuur nog niet wordt afgedrukt/verwerkt.
    – Er zijn nu 2 af te drukken facturen aanwezig. De factuur van 90% en de nieuwe factuur die is aangemaakt bij het aanmaken van de creditnota.
    – Deze twee facturen kunnen worden verzameld wat resulteert in één factuur voor het totaalbedrag van de order.

    Omdat het verwerken van een factuur niet ongedaan kan worden gemaakt is het aan te raden om deze werkwijze eerst in een demo administratie uit te proberen om of deze situatie bij u past.

    Beantwoord

Laat een reactie achter

Categorieën