Stappenplan voor de werkkostenregeling in Exact voor Dos

Geschreven door Annette Meijer op . Geplaatst in Overige

U dient te bepalen of u in loonjaar 2011 de werkkostenregeling wilt toepassen. Vanaf loonjaar 2014 is dit verplicht, tot en met 2013 heeft u de mogelijkheid om elk jaar te kiezen of u de werkkostenregeling wilt toepassen. Om deze keuze te maken dient u inzicht te hebben in de vrije ruimte en wat uw huidige vergoedingen en verstrekkingen zijn die tot het loon behoren.

Dit artikel beschrijft het opvragen van de vrije ruimte en het huidige bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen vanuit uw salarisadministratie in Exact voor Dos.

  1. Vrije ruimte
    Om de vrije ruimte te bepalen heeft u drie mogelijkheden:

    • U schat de vrije ruimte in op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.
    • U schat de vrije ruimte in op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.
    • U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar.

    Om de vrije ruimte te berekenen, dient u het fiscaal loon op te vragen van uw medewerkers. Deze kunt u opvragen middels de loonstaat via het pad [LVLUS].

    Bij het opvragen van de loonstaat kunt u ervoor kiezen om de loonstaat voor een heel loonjaar of per periode op te vragen. Ook kan het overzicht per afdeling of voor een traject van afdelingen opgevraagd worden. Nadat u de loonstaat heeft opgevraagd, kunt u een totaaltelling zien van het bedrag in de kolom 14 ‘Loon voor loonheffing’.

    Nu u het bedrag aan fiscaal loon weet, kunt u dit gebruiken om een schatting van het fiscaal loon voor het komende loonjaar te maken. Vervolgens kunt u dit vermenigvuldigen met de factor 1,4% om het  bedrag aan vrije ruimte te berekenen voor het komende loonjaar.

  2. Huidige vergoedingen en verstrekkingen
    Het bedrag aan huidige vergoedingen en verstrekkingen kunt u achterhalen via het verslag toeslagen dat opgevraagd kan worden via het pad [LVTC] of via het pad [LVS].Indien vergoedingen of verstrekkingen buiten de loonadministratie om zijn gegaan, dan kunt u de bedragen ervan wellicht in de financiële administratie achterhalen. Hiervoor kunt u een overzicht van de winst- en verlies, grootboekkaart of crediteurenkaart opvragen.De arbeidsovereenkomsten van de medewerkers kunt u ook raadplegen om te achterhalen wat de afgesproken vergoedingen en verstrekkingen zijn.Indien er wijzigingen plaatsvinden in de vergoedingen en verstrekkingen voor het komende loonjaar, dan dient u hier meteen rekening mee te houden.
  3. Huidige eindheffingen
    Ook het huidige bedrag aan eindheffingen is van belang. Als de werkkostenregeling wordt toegepast, dan zijn veel van de reeds gemaakte afspraken met de Belastingdienst niet meer van toepassing en mag u veel eindheffingen niet meer toepassen aangezien de werkkostenregeling deze vervangt.Het bedrag aan eindheffing van het huidig loonjaar kunt u opvragen via de loonaangiften. Deze kunt u vinden in het pad [LVLUS]. Ook kunt u de loonaangiften die u reeds verzonden heeft aan de Belastingdienst bekijken via het Elektronische Aangifte Programma.
  4. Werkkostenregeling toepassen?
    Nu het (geschatte) bedrag aan vrije ruimte bekend is, net als het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers en het eindheffingsbedrag, kunt u bepalen of u de werkkostenregeling wilt toepassen. Indien u boven de vrije ruimte uit zou komen, kan het niet toepassen van de werkkostenregeling voordeliger voor u zijn. U dient namelijk over het bedrag dat boven de vrije ruimte uit komt 80% eindheffing te berekenen. Tot en met 2013 mag u elk jaar opnieuw bepalen of u de werkkostenregeling wilt toepassen.

    Uw keuze hoeft u niet aan de Belastingdienst kenbaar te maken, dit moet uit uw administratie blijken. Indien u besluit om de werkkostenregeling niet toe te passen in 2011, dient u rekening te houden met het maximumbedrag van € 454 per medewerker voor incidentele personeelsvoorzieningen als personeelsfeesten en –reizen. Tevens dient u per medewerker bij te houden van welke personeelsvoorzieningen hij gebruikt maakt.

  5. Werkkostenregeling toepassen in Exact voor Dos
    In verband met de recente aanpassingen in de werkkostenregeling is de precieze invulling van de werkkostenregeling in Exact voor Dos nog niet bekend. In de eindejaarsupdate van Exact voor Dos zal dit wel beschikbaar zijn voor u. Deze zal in de eerste week van januari 2011 beschikbaar komen.

    Let op! Als u de werkkostenregeling gaat toepassen, dan moeten de facturen voor de vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren met BTW geboekt worden in de financiële administratie. Ook dient in de financiële administratie het cumulatieve bedrag gekoppeld te worden aan het fiscale loon in de salarisadministratie om te toetsen of u binnen de vrije ruimte zit. Het beste kunt u hiervoor een aparte grootboekrekening aanmaken waar u de boekingen op kunt boeken die binnen de vrije ruimte vallen. Zo kunt u eenvoudig dit bedrag terug vinden. Via het pad [FOGO] kunt u een nieuwe grootboekrekening aanmaken.

 

Picture credits

Labels:, ,

Laat een reactie achter

Categorieën